Aprenda a controlar vendedores externos com um sistema de vendas como aliado

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As vendas externas acontecem, pelo menos, desde o século XVIII. E, apesar de terem mudado bastante ao longo dos anos, ainda têm algo em comum: seu sucesso depende da boa lábia e do atendimento adequado aos clientes por parte dos vendedores.

Porém, quando você precisa controlar vendedores externos, não é possível estar presente com todos eles e conferir se estão atendendo adequadamente. Isso vale tanto para o papel de gestor comercial quanto para o de representante comercial, que acompanha seus prepostos.

É por isso que é preciso encontrar formas de controlar vendedores externos remotamente — e a tecnologia é uma grande aliada nesse sentido. Ela permite que você acompanhe roteiros, veja o que foi vendido para cada cliente, acesse indicadores e métricas de vendas que ajudam na tomada de decisão e muito mais.

Neste artigo, vamos falar sobre o papel decisivo que um sistema de vendas tem na hora de controlar vendedores externos. Acompanhe!

Como controlar vendedores externos?

Se você está no mercado há um bom tempo e ainda não tem um sistema de vendas, pode pensar: “meu método de controlar vendedores funciona”. E nós não duvidamos disso. Porém, hoje, estamos em frente a um crescimento digital inegável, que tem afetado todas as áreas.

Isso significa que não só o jeito de vender e acompanhar resultados mudou, mas também o cliente. As alterações sofridas no perfil do consumidor médio em diferentes mercados vão do consumidor 1.0 (modelo clássico do comprador pós-revolução industrial) até o mais recente, chamado de 5.0.

Esse último, mais ágil, conectado e exigente, é o seu comprador atual. Seja você um representante ou gestor comercial, sua equipe externa e prepostos estão vendendo para um público cada vez mais interessado em:

  • comodidade;
  • praticidade;
  • autonomia;
  • boa experiência do cliente;
  • suporte e pós-venda adequados.

E para acompanhar cada um desses pontos, não tem jeito: é preciso entender a rotina dos vendedores, monitorar os dados certos e fazer as mudanças necessárias para satisfazer esse público exigente.

E isso vale especialmente para as transações B2B. Por serem geralmente maiores em volume, em preço e em tempo de contrato em relação ao B2C, é esperado que o comprador demande ainda mais da sua equipe. Você está preparado?

Tecnologia: tenha um sistema de vendas ao seu lado

Um sistema de vendas é um software dedicado a organizar a operação comercial. Isso inclui desde emitir pedidos e acompanhar os resultados até, é claro, fazer o controle de vendedores externos. Mas como?

Primeiramente, é preciso pensar nessa ferramenta como parte indivisível da sua venda. Afinal, é nela que estarão inseridos:

  • dados de seus clientes;
  • informações sobre as representadas;
  • pedidos efetuados;
  • agendas, visitas feitas e as que estão no radar;
  • indicadores e relatórios de desempenho por vendedor, categoria ou produto;
  • e, como esperado, os produtos para venda — caso você conte também com um e-commerce B2B e venda online de qualquer lugar e momento.
tela do sistema de vendas Mercos mostrando detalhes sobre um cliente, como: valor em compras, número de pedidos realizados e dias sem comprar
Acesse dados completos sobre cada um de seus clientes com um sistema de vendas

Todas essas features (recursos) são responsáveis por ajudar você a controlar seus vendedores externos. Porém, uma delas se destacada: os indicadores e relatórios!

Como você não consegue acompanhar seus vendedores externos a todo lugar, precisa de dados confiáveis e que mostrem seus desempenhos a você. Nessa hora, um sistema de vendas automatiza o monitoramento. E, claro, seus vendedores podem e devem usá-lo também!

Ele atualiza indicadores em tempo real e gera relatórios sempre que você precisa repassar algum dado com um vendedor ou preposto. Além disso, conforme dito, categoriza seus resultados por produto, representada, vendedor, faturamento… como você preferir.

exemplos de 3 indicadores para controlar vendedores externos: valor vendido em produtos comparado por vendedor, positivação de novos clientes comparada por vendedor e volume de atendimentos por vendedor
Esses são apenas 3 exemplos de indicadores que você encontra no Mercos. Eles podem ser filtrados por vendedor, categoria, produto… como você preferir!

Ou seja, um sistema de vendas é um excelente aliado na hora de fazer o controle de vendedores externos. Ele traz tudo o que você precisa para liderar e auxiliar seu time a vender mais na palma da sua mão.

Dicas para controlar seu time de vendedores externos

Agora que você entende o papel que um sistema de vendas cumpre na hora de controlar vendedores externos, é hora de colocar a mão na massa.

Trouxemos 8 exemplos para ajudar você a usá-lo a seu favor e garantir resultados cada vez melhores sob a sua gestão.

Dica #1: Defina metas claras

Apesar de ajudar muito, um sistema de vendas não é capaz de fazer o trabalho sozinho. Seus vendedores externos precisam saber, de sua liderança, onde precisam chegar.

Por isso, converse com a equipe e defina metas claras. Você pode, até mesmo, usar dados passados do sistema de vendas para fazer isso. Os indicadores de expansão, como evolução de vendas, faturamento total e evolução do faturamento podem ajudar com isso.

Três exemplos de indicadores que ajudam você a definir metas claras e realistas para controlar vendedores externos: evolução de venda, de faturamento e faturamento total
Mais 3 exemplos de indicadores que ajudam você a definir metas claras e realistas para sua equipe

Eles comparam o dado desejado com um período anterior, como um mês ou ano. Desse modo, você consegue saber o que a equipe atingiu no passado.

Conhecendo-a, usa esses dados para alinhar expectativas realistas para o futuro — além de desafios alcançáveis, que estimulam a produtividade do time.

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Dica #2: Explore a ferramenta

Há quem acredite que é só inserir informações em um sistema de vendas e pronto! Bastará coletar dados para controlar vendedores externos. Porém, não é bem assim.

Um força de vendas é realmente útil e facilita tempo. Mas a visão estratégica do gestor e do representante comercial também faz toda a diferença! É ela que definirá quais dados acompanhar e onde encontrá-los na ferramenta para direcionar o time.

Sendo assim, explore todas as abas do seu sistema. Entenda o que está em cada lugar, personalize a tela inicial para mostrar as 10 KPIs mais importantes para seu controle e otimize seu tempo usando sua visão empreendedora como aliada.

Dica #3: Defina suas KPIs

Falando em KPIs, é fundamental definir as suas. As Key Performance Indicators são seus indicadores-chave de performance. Ou seja, aqueles que você define como prioritários na hora de acompanhar os resultados.

Sem conhecer as suas, você acaba monitorando toda e qualquer métrica ou indicador disponível. Apesar de essa não ser uma má ideia, podemos combinar que é pouco prática, certo?

Por isso, o ideal é selecionar as mais estratégicas e compartilhá-las com sua equipe. Assim, todos estarão cientes do que devem alcançar. Junto às metas bem definidas, as chances de sucesso aumentam!

Leia também:
-> 17 principais métricas e indicadores de vendas que você precisa conhecer

Algumas sugestões de KPIs para você acompanhar na hora de controlar vendedores externos incluem:

  • evolução de vendas por vendedor;
  • positivação de novos clientes comparada por vendedor;
  • valor vendido em produtos comparado por vendedor;
  • faturamento comparado por vendedor, entre outros.
tela mostrando o indicador do Mercos "Evolução de venda" detalhada por vendedor
Quer forma melhor de controlar vendedores externos do que acompanhar a evolução de vendas por vendedor?

É importante ter em mente que todos esses indicadores também podem ser acessados de modo geral, sem ramificações.

Dica #4: Conheça seus clientes

De nada adianta alinhar todos os pontos-chave do sucesso com sua equipe se vocês não estiverem falando com o público certo. É só pensar em um excelente vendedor de vinhos vendendo para pessoas que não bebem.

Por isso, para usar um sistema de vendas do jeito certo e controlar as vendas externas, é essencial conhecer — e (re)conhecer — suas personas.

Isso significa realizar pesquisas de tempos em tempos para entender suas dores, demandas e mudanças de comportamento. Além disso, contatar seus compradores para entender ao máximo sua jornada de compra.

Isso ajudará a manter os vendedores no caminho certo e a controlar os resultados com mais assertividade.

Dica #5: Treine sua equipe para manter os dados atualizados

Para que você consiga usar o sistema para fazer um controle remoto, é preciso que seus vendedores insiram, de fato, os dados nele.

Dito isso, cabe a você, gestor ou representante comercial, ensiná-los a fazer isso. Desse modo, garante que todos saibam como manter você atualizado com rapidez e praticidade. Não esqueça desse importante passo.

Dica #6: Foque a boa experiência de compra

Uma das principais características do consumidor 5.0 é seu interesse em uma experiência de compra inesquecível. Com tantas opções no mercado atual, é isso que diferencia você dos seus concorrentes.

Por isso, é fundamental que sua equipe seja treinada para oferecer a melhor experiência possível. Isso significa, em outras palavras, que seus vendedores precisam ter tempo sobrando para, além de vender:

  • atender com bastante atenção e foco
  • acompanhar a chegada do pedido para o cliente
  • oferecer suporte
  • aproveitar oportunidades de upsell e vendas cruzadas
  • fornecer um bom pós-venda, entre outros.

Um programa de vendas os ajuda a fazer isso. Ele acelera e automatiza tarefas morosas e que tiram esse importante tempo das mãos dos vendedores.

Ele pode ajudar você a conferir se a experiência dos clientes anda satisfatória, também.

Basta monitorar se as positivações estão crescendo, como anda a evolução de vendas, se a retenção está adequada, quantos inativos surgem por mês e muito mais. Lembre-se: os dados são seus aliados.

Indicador Situação da Carteira de Clientes no Mercos, que mostra clientes ativos, inativos recentes e antigos e o ciclo médio de compra de cada comprador
Para você e sua equipe saberem quais clientes precisam ser contatados com urgência, você pode acompanhar a Situação da Carteira de Clientes em segundos

Dica #7: Organize as rotas

Outro fator fundamental para controlar vendedores externos e deixar algum tempo de sobra para focarem na experiência dos clientes é a organização das rotas.

Reduzir o tempo de deslocamento para as visitas presenciais é importante. Porém, mais do que isso, é preciso definir quais visitas são as mais estratégicas.

Com o consumidor B2B comprando cada vez mais online, os vendedores não precisam mais vender estando 100% presentes.

E ao saber quais são os clientes que exigem esse fator presencial, você consegue organizar as melhores rotas possíveis para otimizar recursos. Vale a pena!

Dica #8: Considere vender online

Um bom software de vendas, como o Mercos, oferece a opção de adquirir um e-commerce B2B. Ou seja, uma plataforma de vendas online que atua como um vendedor externo e um preposto virtual.

Além de não precisar “treiná-los”, o e-commerce B2B ainda capta todas as informações do seu sistema de vendas, para que você precise inseri-las apenas uma vez. Para acessá-lo, seu cliente precisa solicitar a entrada, o que permite que você o use estrategicamente.

Com isso, clientes selecionados podem comprar de onde estiverem, sem obstáculos. E se você quer tornar as visitas presenciais da equipe ainda melhores, pode usar o e-commerce B2B como catálogo virtual!

Você também pode se interessar por:
-> KPIs para e-commerce B2B: 10 métricas e indicadores para acompanhar

Este passo é um grande aliado para controlar sua equipe física com tempo e dedicação e, em simultâneo, multiplicar os resultados! Afinal, permite que a você escalar um negócio e as vendas sem precisar aumentar o time.

Controlar vendedores externos pode ser simples!

Como você percebeu, é preciso estar perto da equipe de vendas. É isso que permite alinhar os processos, conquistar bons resultados e, até mesmo, cobrá-los. E como isso não é fisicamente possível todo o tempo — em especial se sua operação for extensa — é essencial ter um sistema de vendas como aliado para controlar vendedores externos.

Sabendo disso, não deixe para fazer a gestão manualmente ou por planilhas pesadas. Use a tecnologia a seu favor e garanta que seu público se sinta verdadeiramente satisfeito com os serviços que você e sua equipe oferecem!

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