Por que fazer a integração do ERP com o força de vendas?

Toda empresa — seja pequena, média ou grande, seja um comércio varejista ou atacadista, seja uma indústria ou empresa de serviços — precisa lidar com uma grande quantidade de processos diariamente. Cadastros de clientes, fechamentos de vendas, controle de estoque, gestão financeira, emissão de notas fiscais… 

Por isso, a integração do ERP à rotina da empresa é tão importante. Os sistemas de gestão ERP (planejamento de recursos empresariais, na sigla em inglês) centralizam esses processos em um único lugar. Ou seja, bastam alguns cliques na tela do sistema para cruzar os dados de vendas com os relatórios financeiros ou o estoque atualizado, sem grandes complicações. 

Dessa forma, você não precisa atualizar informações manualmente em inúmeras planilhas — com todos os problemas que isso pressupõe, e que vamos explicar mais adiante. 

Contudo, para aproveitar esse potencial ERP plenamente, você também precisa ser capaz de integrá-lo aos outros sistemas que você utiliza na empresa, como um força de vendas. Na verdade, a integração do ERP com os outros sistemas é tão importante quanto o próprio ERP para uma empresa. Nos próximos parágrafos, nós explicamos o porquê.

A importância do ERP na rotina da empresa

Para entender porque a integração do ERP com os outros sistemas é tão importante, primeiro precisamos refletir sobre o papel do próprio ERP. Como explicamos, esses sistemas têm como função integrar os diversos departamentos da empresa e suas atividades. Dessa forma, todos podem trabalhar juntos, cada um em sua função, com muito mais eficiência. 

Trazendo um exemplo prático bastante simples: um comércio atacadista vende um lote de produtos para um cliente — que, aliás, já está cadastrado no sistema ERP. Os produtos estão cadastrados no ERP com seus preços, também. Com isso, desconta-se a quantidade vendida do estoque e incorpora-se o valor da venda aos relatórios financeiros, automaticamente. Para emitir a nota fiscal e enviá-la ao cliente, basta um clique. 

Agora, imagine como seria fazer esse processo sem o sistema de gestão ERP. 

Você precisaria encontrar o cadastro do cliente em um lugar e os preços dos produtos num outro, para então calcular o total e enviar o pedido manualmente. Depois, precisaria atualizar o estoque em uma planilha e somar os valores das vendas em outra — o que, provavelmente, só ocorre no fim do mês, também de forma manual. E para emitir as notas fiscais, você ainda precisa entrar num outro sistema. Muito mais trabalhoso, certo?

Pois, então! A integração de processos proporcionadas pelo ERP é essencial para as empresas trabalharem de forma mais eficiente, economizando tempo e recursos. No fim das contas, a principal função de um ERP é integrar processos, para facilitar o trabalho cotidiano.

Isso nos leva à questão da integração do ERP com outros sistemas. Afinal, por mais útil que um ERP seja, ele não é o único software que você usa na empresa, certo? Por isso, é essencial integrá-lo a esses outros programas, como o força de vendas. 

Como funciona a integração do ERP com outros sistemas?

Assim como um ERP integra diversos processos e departamentos da empresa, também é possível integrá-lo com outros sistemas — tornando-se ainda mais eficiente. Na prática, a integração do ERP com outros sistemas possibilita o compartilhamento de informações e de funções, potencializando as utilidades de ambos. 

Ou seja, você não precisa transmitir informações de um sistema para outro: com a integração do ERP, a atualização de todos os dados ocorre automaticamente e você pode usá-los em qualquer um dos sistemas integrados. Com a integração do ERP e do força de vendas, por exemplo, é possível processar os pedidos que os vendedores fizeram pelo força de vendas direto no ERP, sem ter que enviá-los manualmente. 

Mas como funciona essa integração do ERP? Isso acontece por API (interface de programação de aplicações, na sigla em inglês), um tipo de código que faz a comunicação entre os sistemas para que eles consigam compartilhar dados. As APIs também são uma espécie de “contrato” entre os dois sistemas, que define como funcionarão as solicitações e as respostas entre eles. Afinal, deve-se estruturar as solicitações de forma que um sistema “entenda” do que o outro precisa e retorne a informação correta. 

Como fazer a integração do ERP, na prática?

A integração do ERP com outros sistemas ocorre pelas APIs, que são códigos de programação com todos os parâmetros e definições necessárias para comunicação entre os dois softwares. As APIs são disponibilizadas pelas empresas que fornecem os sistemas que você deseja integrar ao ERP. A partir disso, é possível fazer o processo de integração dentro do ERP.

A integração pode ser feita por uma empresa específica (integrador externo), pela fornecedora do ERP ou pelo sistema que será integrado. 

A Mercos, por exemplo, fornece integração completa com o TotalERP — que é o sistema de gestão na nuvem mais completo para pequenas e médias empresas. Além de uma API aberta que simplifica a integração, nossa equipe fornece todo o suporte necessário para isso. Com a integração feita, é possível acessar todos os dados do Mercos pelo Total ERP e vice-versa — e você não se preocupa com mais nada, além de aproveitar os benefícios do seu ERP.

É interessante observar que, além do força de vendas Mercos, integrar com muitos outros sistemas é uma possibilidade. O TotalERP, por exemplo, oferece integração com sistemas para e-commerce, marketplace, entre outras opções. 

Por que fazer a integração do ERP com outros sistemas?

A integração do ERP é indispensável para que sua empresa aproveite todo o potencial desse sistema — que envolve justamente a integração de processos e departamentos. Com um ERP integrado, você pode potencializar as funcionalidades desse sistema, simplificando ainda mais os fluxos de trabalho. 

Sem as integrações, você e sua equipe precisam emitir relatórios e atualizar informações nos vários sistemas manualmente. Isso traz vários riscos. Confira alguns!

Menor eficiência

Os colaboradores gastam muito mais tempo para sair de um sistema, entrar em outro e consultar as informações para então voltar ao que estavam fazendo. Ao longo de um dia, isso pode significar horas de trabalho perdidas, passando de um sistema para outro para consultar informações que poderiam ser integradas. 

Falta de dados precisos

Com essa atualização manual de informações, muitos gráficos e números ficam desatualizados no seu ERP. A não ser que alguém fique alimentando as informações o tempo todo no ERP, algo sempre estará diferente entre os sistemas. Isso gera inconsistências que podem atrapalhar as tomadas de decisão.  

Possibilidade de erros

Além disso, a atualização manual está sujeita a falhas humanas que podem gerar inconsistências ainda maiores, como números digitados com erro ou dados faltantes. 

Sendo assim, se você já usa o sistema de força de vendas Mercos e está buscando um ERP para otimizar outros processos da sua empresa, dê preferência a um que já oferece integração com nosso sistema — como o TotalERP, que mencionamos anteriormente.

Com a integração entre Mercos e TotalERP, seus vendedores podem continuar usando o força de vendas para tirar pedidos, administrar roteiros de venda e cadastros de clientes com toda a facilidade — e esses dados serão integrados com o ERP, automaticamente. 

Desse modo, os vendedores não precisam enviar pedido por pedido no ERP quando retornam à empresa, para que só depois disso eles sejam faturados. Afinal, assim que um pedido é feito no força de vendas, ele já é enviado automaticamente pela integração. 

Então, se você quer aproveitar esse e vários outros benefícios da integração de um ERP com o sistema de força de vendas, acesse o link da parceria entre Mercos e o sistema de gestão Total ERP.