ERP para pequenas empresas: porque você precisa de um

A maioria das grandes empresas possuem sistemas informatizados para registrar, integrar e automatizar seus processos de trabalho — vendas, estoque, financeiro, notas fiscais… Porém, ao contrário do que muitas pessoas pensam, essa modernidade não está restrita aos grandes negócios: existem diversas opções de ERP para pequenas empresas, práticas e acessíveis.

ERP significa planejamento de recursos empresariais, em português. A sigla designa esse tipo de sistema que centraliza as informações das empresas, sejam elas pequenas ou grandes. 

Em pequenas empresas, a gestão dos negócios costuma ser muito mais dinâmica. O dono ou dona, com alguns poucos colaboradores ou sócios, cuidam de todas as tarefas diárias. Isso é bem diferente das grandes companhias, com processos bem definidos e vários envolvidos em cada decisão. Por isso, os sistemas ERP precisam ser diferentes em cada tipo de empresa.

A questão é que muitas pequenas empresas trabalham sem um sistema ERP — seja por não conhecerem a solução ideal para seu perfil, seja pelo desejo de “economizar”. Então, elas vão se organizando como podem, com anotações à mão ou planilhas. 

Porém essa não é a maneira ideal de trabalhar, como vamos explicar ao longo do artigo. Sem um ERP, você pode perder informações, ter dados inconsistentes, além de gastar muito mais tempo preenchendo planilhas ou anotando coisas à mão. Adiar a contratação de um ERP para pequenas empresas é ruim, em especial, se você tem ambição de expandir os negócios.

Pensando em tudo isso, você já deu o primeiro passo sobre esse assunto e clicando no nosso conteúdo sobre ERP para pequenas empresas. A seguir, nós vamos explicar tudo sobre ele, como ele pode ajudar sua empresa no dia a dia e quais suas principais funções. 

Como é um ERP para pequenas empresas?

Um ERP para pequenas empresas deve ser diferente dos sistemas informatizados que as grandes corporações utilizam — até porque as necessidades das PME são muito diferentes da realidade das grandes corporações. 

Como dissemos na introdução, o trabalho em uma pequena empresa costuma ser muito mais dinâmico: cada pessoa cuida de diversos processos, do atendimento aos clientes à preparação dos pedidos, além do financeiro e administrativo. Por isso, é comum que as pessoas estejam sempre atarefadas, sem tempo para organizar papéis, anotações ou informações no sistema.

Em vista disso, as características do ERP para pequenas empresas precisam ser adaptadas a essa realidade — priorizando a rapidez e a praticidade, mas cumprindo todas as funções de que você precisa. Falando nisso, as principais funções do ERP para pequenas empresas são:

• controle das finanças da empresa,
• cadastro de pedidos ou ordens de serviço,
• controle de estoque,
• emissão de boletos e notas fiscais,
• relatórios para tomada de decisão,
• cadastro de clientes.

Além dessas funções importantes, há outros aspectos aos quais você precisa prestar atenção quando estiver escolhendo seu ERP. Nós os listamos a seguir.

1. Praticidade de uso

Para começar, a qualidade indispensável a um ERP para pequenas empresas é a praticidade. Afinal, você está contratando o sistema para melhorar seu trabalho diário e não para torná-lo mais complicado, não é mesmo? Sendo assim, o sistema não pode demandar muito tempo ou muitos passos para cada tarefa. Tudo deve ser rápido e simples. 

Num bom sistema ERP para pequenas empresas, você precisa acessar as funções básicas — como gerar boletos para clientes, expedir ordens de serviços ou emitir notas fiscais — com só alguns cliques, sem ter que navegar por várias telas ou preencher muitos formulários.

Nesse aspecto, também é importante que o sistema seja intuitivo, para que você aprenda a utilizá-lo rapidamente e logo consiga colocá-lo para funcionar. 

2. Disponibilidade do suporte

Mesmo que você escolha um sistema prático e simples de implementar, sempre podem surgir dúvidas ou problemas. Nesses casos, você precisa ter uma equipe de suporte preparada e disponível para lhe ajudar — até porque você precisa do ERP para continuar trabalhando.

Pensando nisso, o sistema ERP para pequenas empresas deve oferecer uma equipe técnica de alto nível para tirar suas dúvidas e resolver seus problemas. O ideal é que o contato com a equipe de suporte seja prático e rápido, por canais como chat, e-mail e WhatsApp. Busque se informar, também, sobre o tempo médio de resposta às solicitações. 

Falando nisso, pesquise as opiniões dos clientes atuais do sistema. Se as pessoas continuam satisfeitas, provavelmente a empresa oferece um bom suporte pós-venda. 

3. Adaptabilidade a várias situações

Logo acima, nós listamos as principais funções de qualquer ERP para pequenas empresas — vendas, pedidos, estoque, cadastro de clientes, gestão financeira, fiscal… Mas mesmo entre as pequenas empresas, existem diferenças que podem demandar funções específicas. 

Pense em restaurantes, lojas de roupas e oficinas mecânicas. Por mais que os negócios sejam do mesmo porte, eles têm processos muito diferentes. Um restaurante, por exemplo, precisa do controle de mesas e comandas, uma loja de roupas precisa criar grades de produtos (por tamanhos e cores), enquanto uma oficina mecânica vai trabalhar com ordens de serviço. 

Portanto, antes de contratar qualquer ERP para pequenas empresas, saiba se ele se adapta ao seu segmento, com as funções que precisa.

4. Possibilidade de integrações

Como explicamos anteriormente, o ERP traz as principais funções que você precisa para gerir seus negócios de forma eficiente, sem anotações ou planilhas. Mas você ainda pode precisar de outras tecnologias, para outras tarefas. Nesses casos, é importante que seu ERP ofereça integração com outras plataformas. 

Voltando ao exemplo dos restaurantes, é comum que esses negócios usem apps de delivery para receber pedidos. Com a integração, todos os pedidos são enviados para o ERP sem que você tenha que repassá-los manualmente. 

O mesmo ocorre com as indústrias, distribuidoras e representantes comerciais — segmentos atendidos pelo força de vendas Mercos. É essencial que o ERP seja integrado ao sistema de força de vendas, para que os representantes não tenham que digitar cada pedido e consigam acessar o estoque atualizado, entre outras questões. 

Ou seja, a integração evita retrabalho e os erros que podem acontecer na hora de repassar as informações de um sistema para outro. Com isso, sua empresa ganha ainda mais eficiência. 

5. Custo-benefício de um ERP para pequenas empresas

Por fim, também precisamos ponderar que cada investimento em uma pequena empresa deve ser muito bem pensado.  Afinal, assim como não há tempo sobrando, também não há dinheiro disponível para investir sem ter certeza do retorno. 

Nesse sentido, podemos afirmar que o ERP para pequenas empresas é um investimento cujo retorno é quase certo. Desde que você escolha um bom sistema, é claro. 

Preste atenção às características que listamos acima — praticidade de uso e implementação, disponibilidade de suporte, adaptabilidade, possibilidade de integração — e se certifique de que o ERP escolhido tem todas as funções de que você necessita. Depois disso, avalie se o preço cobrado e as condições do contrato se adequam ao seu orçamento. 

O ideal é buscar o melhor custo-benefício — sem abrir mão de características importantes em nome da economia, mas sem investir mais do que o necessário. 

Pensando em tudo isso, nós recomendamos que você conheça o ERP Sommus Sistemas. Ele é um ERP que se adapta aos mais diversos segmentos: bares e restaurantes, lojas de roupas e calçados, materiais de construção, postos de combustível, farmácias, agropecuárias e vários outros setores de varejo e serviços. Provavelmente, ele também pode atender à sua empresa.

A Sommus Sistemas tem 20 anos de experiência em tecnologia, contando com uma equipe técnica de alto nível e mais de 7 mil usuários satisfeitos. Além disso, o ERP para pequenas empresas Sommus se integra totalmente ao força de vendas Mercos. Assim, tudo que você e sua equipe venderem pelo Mercos é automaticamente enviado para o ERP Sommus. 

Se você gostou desta possibilidade, você precisa conhecer a parceria entre Mercos e Sommus. Com ela, os clientes Mercos ganham condições especiais na contratação do ERP — acesse o site da parceria e saiba mais.