Confira 6 exemplos práticos de uso do ERP nas empresas

Quer conferir exemplos práticos de uso do ERP nas empresas? O ERP é um exemplo de tecnologia útil para todas as áreas de uma empresa. Para começar, ele reúne todo tipo de informações, dados e processos da administração da empresa — das vendas ao financeiro/fiscal.

Sendo assim, um de seus principais benefícios é ser uma fonte extremamente confiável de informações sobre trabalhos ou projetos específicos. Se houver alguma dúvida ou acontecer algum imprevisto, todos os envolvidos podem consultar o ERP. Além disso, os registros desse sistema são muito úteis para a tomada de decisões estratégicas. 

O problema é que falando dessa forma, a real utilidade do ERP pode não ficar tão clara para quem nunca utilizou um sistema desse tipo. Pensando nisso, nós criamos esse artigo com 6 exemplos práticos de uso do ERP nas empresas. 

Em cada um dos itens, nós trazemos um caso hipotético — mas que funciona como exemplo do ERP aplicado à realidade das empresas. 

1. Gerenciamento de pedidos e vendas

Todos os pedidos que chegam até a empresa, independente do canal de venda. Eles são reunidos no sistema de gestão ERP. Assim, os envolvidos no processo podem saber as quantidades, os produtos pedidos, status dos pedidos, entre outros dados essenciais. 

Da mesma maneira, as outras áreas da empresa podem atuar nas partes do processo que lhe competem. O financeiro pode incorporar os valores dos pedidos aos seus cálculos, o estoque pode atualizar seu controle, a nota fiscal pode ser emitida, etc e etc. 

Exemplo de uso do ERP para gerenciar pedidos

O João do comercial fez uma grande negociação com um cliente do Paraná. Para saber se o pedido já foi faturado e enviado, ele não precisa enviar um e-mail para a Márcia da expedição: é só consultar o status do pedido no ERP. 

2. Controle de prazos e entregas

O maior controle sobre os pedidos, que descrevemos logo acima, gera benefícios em outras frentes — a começar pelo gerenciamento de prazos e entregas. Isso evita atrasos e eventuais atritos com clientes por conta disso, contribuindo para uma maior satisfação, de modo geral.

Além disso, o ERP permite verificar a quantidade de pedidos em andamento para entender se é possível incluir mais pedidos na esteira. E como o ERP mantém um registro dos pedidos ao longo do tempo, você consegue estimar prazos com base em trabalhos feitos anteriormente.

Exemplos de uso do ERP para controle de prazos

A vendedora Marcela conseguiu um novo contrato com um cliente de Minas Gerais, mas ela não sabe se a empresa consegue cumprir o prazo desejado pelo cliente. 

Com o ERP, ela pode consultar os outros pedidos que a empresa está atendendo no momento para saber em qual posição esse cliente vai entrar “na fila”, bem como estimar um prazo com base em outros pedidos semelhantes atendidos no passado. 

Outro exemplo: o vendedor Luiz observou, pelo ERP, que o pedido de seu cliente do interior de São Paulo chegou. Então, ele envia uma mensagem perguntando se o cliente está satisfeito, como forma de fidelizá-lo.

3. Controle e gestão de estoque

Esse é um dos melhores exemplos de uso do ERP, porque é uma das áreas onde o sistema tem maior potencial para revolucionar as operações da empresa.

Na medida em que os pedidos são registrados no sistema ERP e faturados, os produtos são descontados do estoque. Ou seja, ninguém precisa “dar baixa” no estoque manualmente. Com isso, os profissionais da área economizam muito tempo que gastariam em tarefas repetitivas e podem pensar em questões mais estratégicas para a empresa.

O ERP também facilita saber o que a empresa tem em estoque, otimizando os pedidos com fornecedores, o custo de estoque e outras variáveis que podem gerar grandes economias.

Além disso, ele ajuda a diminuir as ocorrências de quebra de estoque e perda de produtos por conta de prazo de validade ou mau armazenamento. Também auxilia no cálculo de perdas no processo produtivo ou logístico — afinal, você possui os registros de cada item que entrou no estoque da empresa e sua destinação, com facilidade.

Exemplo de uso do ERP nas empresas para gerir estoque

O José, que trabalha no estoque, pode realmente atuar na gestão, buscando estratégias para aumentar a lucratividade da empresa. Isso porque os trabalhos meramente operacionais de atualizar planilhas de estoque e conferir se os produtos ainda estão disponíveis já são feitos pelo sistema ERP.

4. Cadastro de clientes e CRM

Manter um cadastro de clientes pode até parecer simples: você precisa de algumas poucas informações para manter contato com ele e saber para onde enviar os pedidos. A questão é que só isso não é o suficiente…

Para começar, você precisa acompanhar a relação desse cliente com sua empresa ao longo do tempo: quantos pedidos ele fez, com que frequência, quais os produtos mais pedidos por ele, entre outras informações.

Isso traz mais assertividade para estratégias de cross-sell e upsell, permite antecipar novos pedidos ou simplesmente oferecer um atendimento mais personalizado. Até porque é muito simples consultar as informações do cliente antes de uma reunião, assim como um médico consulta o prontuário antes de uma consulta.

Exemplo de uso do ERP para cadastro de clientes

A vendedora Marta está atendendo uma rede de lojas do interior de São Paulo há oito meses. Consultando o cadastro desse cliente no ERP, ela observou um aumento nas quantidades dos pedidos, mês a mês. Então, ela identificou a oportunidade de oferecer um outro produto, que provavelmente será bem sucedido nessa rede de lojas.

5. Gestão financeira e fiscal

Aqui, temos um exemplo claro de como o ERP melhora o fluxo de informações na empresa e ajuda a economizar tempo em vários setores. Isso porque, na medida em que os pedidos são registrados no ERP, as notas fiscais podem ser emitidas automaticamente os valores podem ser incorporados aos relatórios financeiros sem complicação. 

De modo geral, um ERP ajuda na gestão financeira da empresa em processos como:

• contas a pagar e receber;
• fluxo e fechamento de caixa;
• conciliação bancária;
• relatórios financeiros.

Exemplo de uso do ERP na gestão financeira/fiscal

O cliente Thiago não precisa mais pedir a nota fiscal para a empresa repetidas vezes — o que quase fez com que cancelasse o contrato, aliás — porque as notas são emitidas no momento em que o pedido é feito. Elas são enviadas automaticamente para o e-mail dele, pelo sistema.

Enquanto isso, a Lúcia do financeiro diminuiu bastante a quantidade de papeis em cima da sua mesa. Afinal, as contas a pagar e receber da empresa são todas controladas pelo ERP — e não mais por boletos e documentos impressos.

6. Integração com canais e sistemas de vendas

Por fim, também é muito importante explicar que o sistema ERP consegue se comunicar com outros sistemas que você já utiliza. Assim, ele efetivamente cumpre sua função de centralizar as informações da empresa, reunindo dados de diversas fontes. 

Um sistema ERP como o Adaptive disponibiliza integrações com várias outras plataformas, que vão desde soluções financeiras e plataformas logísticas até os sistemas de força de vendas — como o Mercos.

Nesse último item, é simples imaginar um dos exemplos práticos de uso do ERP nas empresas: ao invés de ter que atualizar registros em vários sistemas, manualmente, você tem acesso a tudo de forma integrada, pelo ERP. Isso economiza bastante tempo e garante a segurança da informação.

A partir disso, fica fácil perceber que a parceria entre Mercos e Adaptive ERP é vantajosa para as empresas, não é mesmo? Além de todos os benefícios dos dois sistemas, você conta com a praticidade e a segurança da integração entre eles. Para conferir todos os benefícios dessa parceria, acesse o link.