O que é um sistema de gestão e o que ele faz na prática?

Sistemas e gestão são duas palavras que todos nós conhecemos e utilizamos no dia a dia. Se as juntamos, para falar de sistemas de gestão, não é difícil ter uma noção de que se trata: são programas de computador ou aplicativos móveis que auxiliam na administração de empresas, certo? Ainda assim, esses conceitos são vagos para realmente responder à questão de “o que é um sistema de gestão” — e orientar a decisão de contratar ou não contratar um deles. 

Para realmente compreender o que é um sistema de gestão e por que sua empresa precisaria de um, você também precisa entender o que esses sistemas fazem na prática. Isto é, de que forma eles contribuem para as tarefas diárias e quais os benefícios desse auxílio. 

Pensando nisso, nós preparamos esse guia completo que explica tudo que você precisa saber sobre o assunto, desde a definição de sistemas de gestão, suas principais funções práticas e seus benefícios para as empresas que os contratam. 

Afinal, o que é um sistema de gestão para empresas?

Um sistema de gestão para empresas é um programa de computador/aplicativo que organiza as informações do negócio e possui funcionalidades essenciais para gerenciar tarefas, a partir dessas informações. Assim, ele permite fazer e controlar inúmeras tarefas cotidianas. 

Os sistemas de gestão também são chamados de sistemas ERP. ERP é uma sigla em inglês, que significa enterprise resources planning ou planejamento de recursos empresariais. Ou seja, um sistema de gestão permite que você defina como utilizar todos os recursos disponíveis em sua empresa — sejam eles materiais, financeiros, humanos ou de qualquer outro tipo. 

Na tela do sistema de gestão, você tem uma representação gráfica do que está acontecendo na empresa — e consegue interligar todas as áreas envolvidas nos projetos. Desde as vendas e logística, passando pelo estoque e produção, até o financeiro, fiscal e RH. 

Dessa maneira, todo o trabalho fica mais organizado. Os gestores de cada área, bem como a alta gestão/diretoria, conseguem ter um controle maior das situações — para tomar decisões mais assertivas.

O sistema de gestão e o fim das planilhas 

Quando falamos dessa forma, você pode pensar que já faz algo nessa linha — acompanhando dados, observando relatórios e tomando decisões estratégicas a partir deles. De fato, ainda é bastante comum que as empresas usem inúmeras planilhas, façam relatórios e gerem muitos documentos todos os dias…

Mas, uma vez que você sabe o que é um sistema de gestão, tudo isso se torna desnecessário — e obsoleto. Isso porque todas essas tarefas, bem como os dados, relatórios etc, podem ser controlados pelo sistema de gestão. 

Um dos principais benefícios disso é que o sistema de gestão reúne tudo em um só lugar, de forma muito mais organizada, o que garante a confiabilidade de informações. Além disso, ele é bem mais prático de usar, já que você não precisa enviar documentos de uma pessoa para outra — basta abrir o sistema para encontrar o que cada um precisa. 

O que um sistema de gestão faz na prática?

Agora que você entendeu o conceito geral do que é um sistema de gestão, além de alguns de seus benefícios, nós podemos falar um pouco mais sobre suas funções práticas.

Sobre isso, é importante explicar que existem diversos estilos de sistemas de gestão ERP no mercado, com os mais diferentes focos e funcionalidades. Mas a ideia permanece a mesma: concentrar as informações da empresa e permitir que você gerencie todo tipo de tarefa. 

Mas, trazendo o exemplo de um sistema ERP mais robusto para uma grande empresa, é possível encontrar as seguintes funcionalidades. Nesse contexto, elas também são chamadas de módulos.

Gestão da produção

Permite planejar os projetos executados nas diferentes linhas de produção de uma fábrica (ou departamentos de uma empresa), bem como monitorar todo o processo, do início ao fim das atividades.

Gestão de estoque

Otimiza o cadastro e controle dos insumos e mercadorias em seu estoque, com informações precisas sobre o volume de compras, a frequência e outros dados importantes. Além disso, o estoque é atualizado automaticamente conforme a produção e as vendas acontece, evitando quebras. 

Gestão financeira

Traz os resultados da empresa em tempo real, integrando dados de compras, vendas e outros setores — facilitando o acompanhamento do fluxo de caixa.

Faturamento

Ajuda os gestores na escrituração, conferência, auditoria fiscal e geração de outras informações legais que são obrigatórias para as empresas.

Controladoria e custos

Inclui todas as questões de contabilidade e escrituração fiscal, além do controle patrimonial, gestão orçamentária e outras funções nesse sentido.

Recursos humanos

Reúne todos os dados importantes para o RH, desde o controle de ponto, folhas de pagamento, benefícios, obrigações fiscais etc. 

Manutenção industrial

Esse é um ponto muito sensível para fábricas, cujo maquinário precisa de manutenção preventiva e preditiva, planos de lubrificação, compra de peças e outras tarefas essenciais para continuar funcionando.

Além disso, não podemos nos esquecer das integrações. Um bom sistema de gestão deve se integrar com outros programas que sua empresa usa, como o força de vendas. Assim, todos os pedidos que chegam pelo sistema de vendas são processados automaticamente no ERP — e vão para o módulo de produção, “dão baixa” no estoque e por aí vai…  

Por que sua empresa deveria ter um sistema de gestão?

O primeiro motivo para contratar um sistema de gestão é reunir todas as informações em um único lugar, dispensando o uso e envio de planilhas, relatórios e outros documentos. Com isso, todo o trabalho se torna mais organizado e a empresa ganha eficiência. Isso permite também reduzir custos e diminuir a incidência de falhas ou erros.

Com mais dados à mão, os gestores e a diretoria podem tomar decisões mais assertivas. Em última instância, tudo isso possibilita que a empresa acelere seu crescimento. 

Porém, nesse ponto, nós precisamos recordar que existem inúmeros sistemas de gestão para você contratar. Cada empresa cria um sistema focado em um segmento ou perfil de negócio: pequenas empresas, indústrias, comércios… Por isso, é essencial encontrar um sistema ERP que se adéque ao seu negócio. 

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