ERP financeiro: como ele ajuda na gestão das finanças?

Como você faz a gestão das finanças na sua empresa: guardando todos os comprovantes em pastas, atualizando planilhas manualmente ou com anotações em papel? Independente disso, qualquer método de controle que não conte com auxílio da tecnologia pode gerar problemas, como vamos explicar ao longo do artigo. É por isso que um ERP financeiro é tão importante.

ERP financeiro é um sistema que, por meio da tecnologia, simplifica a gestão das finanças das empresas. Ele é um tipo de ERP — uma sigla para enterprise resources planning, que significa planejamento de recursos empresariais. Ou seja, é um sistema que integra uma infinidade de informações e processos necessários para o trabalho cotidiano numa empresa. 

Entretanto, quando falamos de ERP financeiro, trata-se de um sistema com funcionalidades específicas focadas no controle financeiro. E essa é uma necessidade de muitos negócios. 

Dessa maneira, ao invés de guardar comprovantes (e correr o risco de perdê-los), atualizar planilhas (e perder horas por dia com isso) ou fazer anotações em papel (e correr o risco de se esquecer de alguma informação), você pode fazer a gestão financeira pelo ERP. Além de ser muito mais fácil, é muito mais confiável. 

Mas para entender como esse tipo de sistema funciona na prática, quais são suas principais funcionalidades e quais são os benefícios de ter um ERP financeiro na sua empresa, continue lendo esse artigo. Nós vamos explicar tudo isso em detalhes. 

Afinal, o que é ERP e ERP financeiro?

Como dissemos, ERP é uma sigla que identifica os sistemas que auxiliam no planejamento de recursos empresariais, integrando as informações e processos necessários para o trabalho de uma empresa, no dia a dia. Na prática, o ERP se torna a principal referência para você realizar as tarefas diárias, como cadastrar clientes, processar vendas e controlar estoques.

Na prática

Explicando de forma ainda mais prática: sabe quando você liga para uma empresa ou está em uma loja e a pessoa diz que não pode lhe atender porque “o sistema caiu”? Tal sistema, muito provavelmente, é um ERP. 

A partir disso, você já pode tomar nota de uma característica importante para um bom ERP: o funcionamento simples, em vários dispositivos, para que você nunca deixe de atender a um cliente porque “o sistema caiu”. Se um computador estragar ou a luz acabar, você pode usar o sistema num celular ou tablet, por exemplo — ERPs modernos, como o vhsys, permitem isso.

Isto posto, o ERP financeiro que mencionamos no título (e sobre o qual você provavelmente estava pesquisando para chegar a esse artigo) nada mais é que um tipo de ERP. Na verdade, um bom ERP já funciona também como um ERP financeiro.

A grande questão é que, para funcionar como ERP financeiro, o sistema precisa ter funções essenciais para a gestão financeira da empresa. Isso inclui emissão de notas fiscais, contas a pagar e receber, além de relatórios financeiros — dessa forma, você consegue acompanhar tudo que acontece com o dinheiro da sua empresa, pela tela do computador ou celular.

Mais do que um investimento, contratar um bom ERP financeiro é uma questão essencial para a sobrevivência e crescimento da sua empresa. É muito difícil continuar trabalhando e manter uma boa gestão financeira sem o auxílio da tecnologia — ou seja, confiando apenas naquelas planilhas ou anotações em papel. Nenhum empreendedor pode dispensar bons programas de gestão que otimizem seu trabalho e ajudem a economizar tempo. 

Contudo, se você ainda tem dúvidas sobre investir em um ERP financeiro ou não, nós vamos saná-las falando sobre as funcionalidades e benefícios desse sistema, a seguir.

Os benefícios do ERP financeiro para as empresas

Os primeiros ERPs surgiram entre os anos 1990 e 2000, criados por grandes empresas para melhorar seus processos. Se essas grandes corporações tiveram a ideia (e continuam sendo bem-sucedidas até hoje), é porque esses sistemas têm alguma utilidade, não é mesmo?

Na última década, os ERPs começaram a se democratizar: eles se tornaram mais acessíveis para todos os tipos de empresas, mesmo as pequenas e médias. Além disso, surgiram novos tipos desse sistema, como ERPs para indústrias e o próprio ERP financeiro.

Podemos dizer que, atualmente, quase qualquer negócio pode investir em um ERP financeiro e aproveitar seus benefícios. Há fornecedoras que são focadas em pequenos negócios, inclusive, com um sistema ideal para lojas, restaurantes, escritórios, distribuidoras e vários outros tipos de empresas. 

Mas sem mais delongas, vamos listar os principais benefícios do ERP financeiro para a grande maioria de seus usuários. 

Na prática

• Mais produtividade: Fazer a gestão das finanças da sua empresa pelo ERP financeiro é muito mais rápido e eficiente do que utilizar planilhas ou anotações em papel. Assim, lhe sobra mais tempo para outras tarefas importantes, como tomadas de decisão. 
• Decisões baseadas em dados: Falando em decisões, o ERP financeiro também ajuda fornecendo dados para que você possa compreender a situação da empresa e planejar seus próximos passos com segurança. 
• Menos erros: Todo processo manual, especialmente no caso de tarefas repetitivas como controle de estoque ou fluxos de caixa, está sujeito a erros humanos. Mas com o ERP financeiro, você delega essas tarefas à tecnologia, diminuindo muito os problemas causados por falhas ou distrações. 
• Menos retrabalho: Digitar informações em notas fiscais, revisar os estoques, repassar dados de um arquivo para outro… Esses são só alguns exemplos de retrabalho que se tornam desnecessários quando você tem um ERP financeiro que integra suas principais tarefas diárias.
• Mais controle: Tudo que você mais precisa saber sobre as finanças da sua empresa está sempre à vista, na tela do ERP financeiro. Com isso, podemos dizer que sua gestão se torna mais consciente, o que evita problemas em médio e longo prazo.

Na realidade, todo empresário ou empresária se preocupa com o fluxo de caixa e as finanças de sua empresa. Afinal, por mais que o empreendedorismo possa representar a realização de um sonho, seu principal objetivo é obter lucro.

Sendo assim, o benefício mais importante do ERP financeiro é facilitar seu trabalho diário e o acompanhamento dos resultados, para que você possa garantir o lucro almejado.

As principais funcionalidades de um ERP financeiro

Agora que você já entendeu o que é um ERP financeiro e o que um sistema como esse pode fazer por sua empresa, nós podemos falar mais especificamente sobre as funções práticas do ERP financeiro. Ou seja, o que você pode fazer com ele, no dia a dia. 

Nesse ponto, é importantíssimo explicar que existem milhares de opções de ERPs financeiros no mercado — cada um com suas funções. Então, antes de contratar qualquer ERP mais caro ou mais barato, você precisa pensar em quais funções você realmente precisa.

Para ajudar na sua decisão, nós vamos mostrar as funcionalidades que nós, aqui na Mercos, consideramos indispensáveis. A Mercos fornece sistemas de Força de Vendas e e-commerce B2B para potencializar departamentos comerciais de indústrias, distribuidoras, bem como os próprios representantes comerciais no atendimento aos clientes. 

Entretanto, depois que essas vendas são concretizadas, é necessário processá-las dentro da empresa. Isso inclui o controle de estoque, emissão de notas fiscais, fluxo de caixa e várias outras funcionalidades que são fundamentais em um ERP financeiro. Vamos apresentá-las.

Controle de vendas

A primeira funcionalidade essencial de um bom ERP financeiro é simplificar o controle das vendas. Você tem o PDV (ponto de venda), que “oficializa” as vendas, com todos os produtos solicitados pelo cliente. A partir disso, os demais processos começam a acontecer, de maneira integrada: notas fiscais, controle de estoque, controle financeiro…

Mas ainda no assunto do controle de vendas, há outras funções que podem ser interessantes para muitas empresas: organização de propostas e orçamentos, gestão de clientes, emissão de boletos e carnês para pagamentos, entre outras. 

Emissão de notas fiscais

A emissão de notas fiscais é um processo burocrático que irrita muitos empreendedores, mas que é essencial para manter sua empresa legalizada e sempre com bons clientes — já que as melhores empresas sempre exigem nota fiscal de seus fornecedores. 

Dito isso, você pode facilitar bastante esse processo. Ao invés de emitir as notas pelo sistema do governo, que é lento e exige a digitação de todas as informações manualmente, você pode fazer isso direto pelo ERP financeiro. O sistema se baseia nas informações das vendas e dos clientes, que você já salvou, permitindo emitir as notas fiscais rapidamente. 

Controle financeiro

Essa talvez seja a funcionalidade primordial, o motivo pelo qual muitas empresas contratam o ERP financeiro: o controle das quantias que entram e saem da empresa, diariamente.

Nessa área, o ERP financeiro auxilia com o controle de contas a pagar e contas a receber — o que ajuda na geração do fluxo de caixa. Além disso, alguns ERPs que se conectam  à conta bancária da empresa via open banking. Assim, torna-se muito mais fácil “alinhar” o saldo da conta com as informações do controle financeiro, reduzindo erros e falhas. 

Por fim, essa área também contribui com relatórios financeiros, com informações importantes para você tomar decisões e planejar estratégias de negócio. Tudo isso integrado com suas vendas, como mencionamos anteriormente. 

Controle de estoque

Outra funcionalidade que você não pode dispensar em um ERP financeiro é o controle de estoque. Com ela, todos os produtos registrados em uma determinada venda são deduzidos automaticamente dos registros do estoque, sem que alguém precise atualizar planilhas de forma manual. Isso evita muitos erros, como quebras de estoque (quando um produto acaba entrando em falta na empresa). 

Além disso, o controle de estoque é um ótimo exemplo de retrabalho que você pode evitar com a contratação de um ERP financeiro. Afinal, por que atualizar planilhas manualmente e conferir os estoques de cada produto, se você pode relegar isso à tecnologia. Com isso, seus colaboradores podem se concentrar em atender os pedidos com mais rapidez, por exemplo. 

Integração com outros sistemas

Por fim, um bom ERP financeiro precisa oferecer a possibilidade de integração com outros sistemas que complementam suas funcionalidades. Um exemplo disso é a integração do ERP vhsys com o Força de Vendas Mercos.

Com essa integração, todas as vendas que seus representantes fazem pelo sistema de Força de Vendas caem automaticamente no ERP. Ou seja, eles não precisam digitar os dados do pedido novamente, para que ele comece a ser atendido e a nota fiscal seja emitida. Da mesma maneira, o estoque dos produtos é atualizado automaticamente no catálogo do representante — para que ele só venda aquilo que a empresa pode atender. 

Sendo assim, podemos concluir dizendo que um bom ERP financeiro, integrado ao sistema de Força de Vendas, pode revolucionar a forma como sua empresa trabalha. Com o auxílio da tecnologia, os gestores e equipes podem fazer muito mais em menos tempo, gerando mais faturamento e lucratividade para o negócio. Assim, o investimento nos sistemas “se paga”.

Mesmo assim, é claro que uma promoção com condições especiais sempre cai bem, né? Por isso, se você se interessou pela contratação de um ERP financeiro após a leitura desse artigo, confira as condições especiais da parceira entre Mercos e vhsys. O ERP vhsys é ideal para pequenos negócios em qualquer segmento e possui todas as funcionalidades que mostramos ao longo do artigo.