O que é ERP? Entenda tudo nesse guia completo em 4 etapas

Poderíamos começar este artigo dizendo que um bom sistema de gestão ERP pode salvar sua empresa de uma administração desorganizada, de custos desnecessários e de outros problemas operacionais diversos no dia a dia. Mas para isso, precisamos começar explicando o que é ERP, afinal de contas. 

Afinal, por mais que esse sistema seja cada vez mais acessível, ele ainda não é realidade em todas as empresas. E em outros casos, as pessoas não o conhecem por esse nome. Utilizam, mas não sabem o que é ERP. 

Então, vamos começar do começo: ERP é uma sigla, de Enterprise Resources Planning. Ou, em português, planejamento de recursos empresariais. Ao longo do artigo, nós vamos explicar melhor o que isso quer dizer, em um guia com quatro etapas. 

Etapa #1 — O que é ERP (ou sistema de gestão)?

Como explicamos logo acima, ERP é uma sigla. Mas o que ela quer dizer na prática? Esse é o primeiro passo do nosso guia.

Em primeiro lugar, é preciso compreender que ERP e sistema de gestão são sinônimos. E que elas remetem a um software que reúne todas as informações sobre o negócio. Desse modo, você pode usá-lo para:

• administrar a operação do empreendimento,
• gerar relatórios e obter dados relevantes,
• automatizar atividades repetitivas.

Ou seja, o ERP auxilia em vários aspectos do trabalho, permitindo que os colaboradores direcionem sua atenção aos aspectos mais estratégicos do negócio, como as vendas ou o marketing. Em pequenas empresas, esse foco é extremamente valioso para aprimorar o desempenho do time.

Etapa #2 — Quais são as vantagens de utilizar um sistema ERP?

A partir das explicações acima, você provavelmente começou a compreender quais são os benefícios práticos desse tipo de sistema, certo? Mas, para que tudo isso fique mais claro, nós vamos listar alguns dos impactos diretos que esse tipo de recurso traz para os negócios.

Otimização dos fluxos e das demandas

Só quem trabalha com comércio (seja B2B ou B2C) sabe o quanto isso pode ser desafiador. É comum que os fluxos de tarefas fiquem desordenados, as informações sejam misturadas… E, aí, algumas demandas se perdem sem serem cumpridas. Você já passou por isso?

A partir do momento em que você sabe o que é ERP, você pode utilizá-lo para trazer mais ordem para esse caos. 

Então, se você quer dispor de um dashboard organizado, de uma visão nítida sobre o que está sendo feito na empresa ou do que precisa ser providenciado, essa é uma solução. Investir em um bom software é bastante indicado, pois todos os dados importantes são reunidos em um único local, otimizando muito o trabalho diário — principalmente se você gerencia PDVs de forma integrada. 

Diminuição das falhas processuais

Já diz o ditado: errar é humano. Quando você não sabe o que é ERP e não o utiliza na sua empresa, você está mais suscetível a esses erros. 

O sistema de gestão ERP registra todas as atividades da sua empresa em um só local, além de automatizar muitas etapas repetitivas. Isto é, aquelas consideradas “chatas”, que nosso cérebro automatiza sem a gente perceber, abrindo margem para erros.

Além disso, os usuários do sistema conseguem ter uma visão mais ampla de tudo que está acontecendo na sua equipe, setor ou na empresa. É possível verificar quais tarefas estão em andamento, quem são os responsáveis por elas, quais recursos estão à disposição, etc.

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Com isso, as decisões também são otimizadas, evitando retrabalho e desperdício de recursos como capital e tempo.

Acesso a todas as informações em tempo real

Sabendo o que é ERP e adotando esse sistema na sua empresa, você também pode gerar dados e obter insights valiosos sobre a empresa. Assim, você está sempre atualizado quanto ao monitoramento das informações gerenciais. O que traz outros benefícios.

Por exemplo: se você precisar tomar uma decisão urgente, não precisará fazer isso só com base no “feeling”, naquele famoso “achismo”. Você pode se basear em dados reais, pesar os prós e contras, tomando decisões que não fogem completamente da estratégia inicial. Isso também é importante para mitigar riscos e evitar consequências ruins.

Redução de custos operacionais

Apesar de parecer contraditório, investir num sistema de gestão ERP ajuda a reduzir custos. 

Isso porque, além de eliminar processos duplicados, diminuir a incidência de falhas e evitar diversos erros, essa ferramenta aumenta a produtividade dos times com um investimento baixo, em relação aos benefícios e ganhos provenientes dele.

Sendo assim, essa é uma excelente estratégia para quem quer fazer mais com os recursos que já tem à disposição. Isso faz com que a pergunta “o que é ERP?” possa ser reformulada para “o que você pode conquistar com o ERP?”. E a resposta é: muita coisa.

Etapa #3 — O que considerar na hora de escolher um ERP?

Após entender o que é ERP e quais são seus benefícios, você talvez esteja interessado em adotar esse sistema na sua empresa. Mas como fazer isso? 

Bom, o próximo passo é escolher um bom sistema ERP, afinal existem vários no mercado. A seguir, a gente lista alguns critérios que você precisa levar em conta. 

Praticidade

Tente avaliar, de forma objetiva, o quanto esse sistema oferece em termos de praticidade para as equipes. Afinal, esse é o principal objetivo por trás do ERP: tornar a rotina de trabalho mais fluida. Pensando nisso, você não precisa de ferramentas super robustas e com muitos recursos, se você não precisa de metade deles. Vamos simplificar?

Custo-benefício

A ideia é clara: o preço que você paga realmente vale o que o fornecedor está entregando? Às vezes, vale a pena investir um pouco mais, para ter muito mais funcionalidades no ERP. Em outros casos, um sistema mais acessível já tem as funções de que você precisa e contratar o mais caro não fará grande diferença.

Dito isso, tenha em mente que um bom sistema de gestão deve sanar os problemas básicos que você tenha com o processamento das informações do negócio. Se ele não for capaz de otimizar o seu tempo, por mais barato que seja, não vale a pena — porque isso é o principal objetivo do que é ERP.

Segurança da informação

Esse fator pode passar batido nas explicações de “o que é ERP”, mas é muito importante para a escolha. Uma vez que você irá cadastrar todos os dados de clientes, fornecedores, produtos e colaboradores, você precisa se certificar de que o sistema é seguro. 

Ou seja, ele tem medidas de proteção contra invasores, falhas e perdas de dados em geral? Além da criptografia, isso passa por acordos de confidencialidade com os profissionais da empresa fornecedora. 

Etapa #4 — Qual o papel do sistema de gestão no sucesso da empresa?

Para concluir nosso guia completo sobre o que é ERP, vamos falar sobre o futuro da empresa — pensando em seu sucesso, após a adoção do sistema. 

Mas a realidade é que, para obter esses benefícios, é indispensável escolher um sistema de gestão ERP que tenha todas as características que mencionamos até aqui. É por isso que indicamos nossos parceiros da TagPlus.

O TagPlus é um sistema ERP completamente online, que ajuda a organizar e administrar os dados do seu negócio. Ele tem funcionalidades para vendas, finanças, estoque, emissão de notas fiscais. Sendo assim, ele permite, por exemplo:

• resolver problemas no controle de caixa;
• solucionar gargalos de controle de estoque;
• aprimorar o armazenamento de informações.

Em vista disso, mais de 60 mil empresas de diversos segmentos optaram pelo TagPlus para otimizar seus negócios, melhorar sua produtividade e reduzir custos.

E claro que o TagPlus é totalmente integrado ao sistema de vendas Mercos. Com essa integração, você pode sincronizar pedidos e clientes à sua loja virtual, administrando tudo por meio de uma só plataforma. Essa é a maneira mais inteligente de automatizar seu processo comercial e, com isso, acelerar suas vendas. A união entre TagPlus e Mercos permite:

• agilizar a emissão de pedidos;
• aperfeiçoar as análises de times comerciais;
• aumentar a performance dos vendedores;
• impulsionar as vendas.

Não importa se você trabalha numa indústria, distribuidora ou como representante comercial independente: a parceria entre TagPlus e Mercos é a resposta ideal para o que é ERP. Afinal, é uma ótima solução para você e seu time serem mais produtivos e eficientes. Se você gostou desse guia sobre o que é ERP e quer experimentar um sistema como esse, na prática, ou ficou com dúvidas, acesse o site da TagPlus.

Você pode fazer um teste grátis do sistema ERP TagPlus para tirar suas próprias conclusões.