Conheça 4 matrizes de priorização e saiba como priorizar tarefas

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É fato que gestores industriais podem sofrer com a sobrecarga de afazeres. Veja que, muito além da gestão de pessoas, o profissional ainda precisa se preocupar com custos, inovação, logística e regulamentos gerais. Com isso, entendemos que há necessidade de aprender a como priorizar tarefas.

Ao saber o que deve ser feito no momento ideal, o dia a dia do gestor fica mais flexível e prático, uma vez que uma ordem de prioridade é estabelecida entre um afazer e outro. Isso pode ser decisivo para situações que afetam o desempenho da indústria e dos colaboradores.

Quer saber mais sobre o tema? Acompanhe!

Qual a importância de saber como priorizar tarefas? 

Quando falamos em priorizar tarefas, estamos tratando diretamente de eficiência e produtividade. Isto é, damos enfoque ao que é mais importante e de maior urgência entre seus afazeres.

É comum que o profissional da gestão sofra com um malabarismo de tarefas, e essa sobrecarga resulta em cansaço físico e mental. Por isso, para que a administração do tempo, do dinheiro e da qualidade do trabalho estejam alinhados, é preciso colocar as tarefas em fila! Isso resulta em:

  • eficiência;
  • foco nos objetivos estratégicos;
  • redução de estresse;
  • e melhor gestão do tempo.

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Desafios dos gestores comerciais na priorização de tarefas

No aprendizado sobre como priorizar tarefas, é comum que o primeiro reflexo do gestor seja pensar em suas dificuldades diárias. Nesse sentido, é fundamental entender qual a fonte de sua sobrecarga, assim como definir a estratégia a seguir para motivar a priorização de tarefas. 

Abaixo, trataremos das principais dificuldades que um gestor enfrenta em seu dia a dia que o faz acumular tarefas. Vejamos!

Volume de tarefas

Uma das principais causas que dificultam a vida do gestor na hora de definir como priorizar tarefas é, justamente, o seu volume de afazeres. Isso ofusca qual caminho ele deve seguir e as tarefas que merecem mais atenção.

Nesse sentido, a falta de priorização na situação em que o volume de tarefas é grande pode ocasionar em:

  • atraso de prazos importantes;
  • perda de concorrência;
  • tomada de decisão precipitada para cada tarefa;
  • estresse e sobrecarga para o gestor.

Nesse sentido, é importante que o gestor defina um planejamento tático que seja eficiente e permita que as tarefas não se acumulem. Assim, conseguirá ordená-las de forma mais produtiva e saudável!

Urgência vs. Importância

Essas duas palavras são grandes conceitos para uma boa indústria. Isto é, alguns afazeres pedem urgência, um resultado imediato. Do outro lado, existem projetos que carregam maior peso para o sucesso da empresa.

Essa separação pode deixar a tomada de decisão do gestor complicada, ocasionando na tentativa de resolver ambos os problemas ao mesmo tempo. É notável que fazer o controle de prioridades, nesse momento, pode parecer difícil.

Nesse sentido, o gestor pode optar por implementar sistemas de gestão que facilitem seu dia a dia, desde a visibilidade das operações até o estabelecimento de processos claros de priorização. Seguindo essa linha, ferramentas como um sistema de vendas podem ajudar.

Dificuldade em dizer não

O gestor que abraça muitos compromissos é um gestor sobrecarregado. Vemos inúmeras situações em que o profissional tem um longo momento para responder e-mails, atender a reuniões e outras solicitações.

É de extrema importância compreender que, diante dessa situação, esses compromissos também sejam avaliados em relevância, junto com seus outros afazeres. Caso contrário, o gestor estará se colocando em corredores sem saída ao se comprometer em outras situações.

O livro “A Arte de Dizer Não”, de Damon Zahariades, trata sobre a importância do “não” no papel de estabelecer limites, sejam eles pessoais ou profissionais. Nesse sentido, se você procura bons insights, habilidades de assertividade e gestão de tempo, essa é a nossa recomendação!

Pressão do tempo

Por fim, um dos maiores desafios que um gestor de indústria pode enfrentar é o tempo. Desde a constante busca pela competição de mercado até o volume de tarefas dos colaboradores, a pressão do tempo é sempre constante no dia a dia de uma indústria.

Existem diversas dificuldades que a pressão diária pode trazer para o gestor, mas esse desafio é compartilhado com os funcionários. Dentre as desvantagens, encontramos:

  • aumento de custos (em horas extras para funcionários ou contratação de serviços auxiliares da produtividade);
  • tomada de decisões precipitadas;
  • estresse e burnout;
  • entre outros.

Para cada situação citada até então, apenas uma resposta pode ser considerada a mais eficiente entre todas: as matrizes de priorização. Com elas, a pressão do tempo pode deixar de ser um problema. A seguir, veremos com completude como priorizar tarefas da forma ideal!

O que são matrizes de priorização?

As matrizes de priorização são ferramentas utilizadas para definir uma sequência de afazeres com base na sua importância e urgência. Então, a relevância das tarefas é definida com base no posicionamento de quadrantes, que definirão sua tomada de decisão e organização.

Assim, elas auxiliam indivíduos e empresas a aumentarem sua produtividade, permitindo que atendam às metas sem a pressão da sobrecarga de tarefas ou tempo.

Quais matrizes de priorização usar para priorizar tarefas? 

Chegamos ao ponto-chave do nosso artigo. Você, gestor comercial que sofre com várias tarefas nas suas mãos, irá descobrir as maravilhas que uma matriz de priorização pode te proporcionar.

Veja a seguir quais são as boas práticas e os tipos existentes de matrizes. Assim, terá aprendido como priorizar tarefas.

1. Matriz de Eisenhower

A primeira matriz de priorização que apresentamos aqui é a de Dwight D. Eisenhower. Seus ideais se alinhavam com a seguinte ideia: “o urgente não é importante, o importante não é urgente”.

Assim, foi constituída uma matriz que é simples e prática para quem procura realizar tarefas individuais ou empresariais. Para que você estruture sua matriz, comece com o seguinte:

  • faça uma lista dos seus afazeres, todos eles;
  • entenda quais são urgentes e exigem atenção imediata;
  • e entenda quais são importantes, que ajudam a alcançar metas a longo prazo e podem ser bem planejadas.

Agora que você separou seus afazeres, vamos entender quais são os quadrantes que devemos colocá-las. São apenas quatro, e cada um deles corresponde a uma forma de classificar suas tarefas listadas. Veja no esquema a seguir: 

Note que classificamos cada quadrante como “importante” ou “urgente”, de forma que seja possível separar o que devemos priorizar dentro da matriz. Assim, cada tarefa que for atribuída a seu cargo de gestão deve ser colocada no esquema de Eisenhower. 

Ao classificar seus afazeres dentro desses parâmetros, a sua visão geral dos objetivos e metas pode ser clareada, uma vez que cada coisa está em seu lugar. Legal, não é?

2. Matriz GUT

Essa matriz é baseada em um simples sistema de atribuição de “nível” aos seus afazeres. Para simplificar, seguimos apenas três parâmetros que nos darão uma ordem lógica para priorizar tarefas!

Primeiramente, a sigla “GUT” corresponde à gravidade, urgência e tendência que uma tarefa carrega consigo. Essas três características são numeradas de um a cinco e, a seguir, multiplicadas. Quanto mais alto o valor resultado for, mais imediato é o seu dever com a tarefa.

Ficou confuso? Então, vamos dar uma olhada nas três características maiores e o que significa cada nível:

Gravidade

A gravidade fala sobre os efeitos que uma tarefa pode gerar de acordo com os objetivos da empresa. Refere-se a:

  • impactos financeiros;
  • complicações com os funcionários;
  • eficiência na operação;
  • entre outros.

Seus níveis podem variar e irão definir a gravidade das consequências geradas pela não solução de um problema:

  • 1. Sem gravidade;
  • 2. Pouco grave;
  • 3. Grave;
  • 4. Muito grave;
  • 5. Extremamente grave.

Urgência

A urgência trata das complicações trazidas pelo tempo. Nesse sentido, quanto mais imediato o problema precisa ser resolvido, maior será seu nível na Matriz GUT.

Para definir o nível de urgência de uma tarefa, basta se perguntar: “isso é urgente?” ou “eu posso esperar para fazer essa tarefa?”. Nesse sentido, seus níveis variam entre:

  • 1. Pode esperar;
  • 2. Pouco urgente;
  • 3. Urgente;
  • 4. Muito urgente;
  • 5. Extremamente urgente.

Tendência

Aqui, refletimos sobre como o problema que uma tarefa não solucionada vai escalar. Em outras palavras, vemos se um problema tende a piorar com o tempo ou não, dependendo de sua priorização.

Seus níveis resumem a forma que o problema escala de acordo com o tempo, definindo a prioridade da mesma forma que as anteriores, de um a cinco:

  • 1. Não irá mudar;
  • 2. Piora em longo prazo;
  • 3. Piora em médio prazo;
  • 4. Piora em curto prazo;
  • 5. Piora imediata.

Com isso, conseguimos montar uma simples tabela em que atribuímos os pontos e os multiplicamos para ter uma sequência de tarefas em prioridade, veja:

Como pode ver, desenvolver um planejamento tático é a tarefa mais urgente, devido à importância da tarefa diante da empresa e das metas a serem seguidas. A próxima tarefa definida pela matriz é a contratação de um e-commerce B2B, devido a sua utilidade ímpar nas indústrias.

3. Princípio de Pareto (Regra 80/20)

Vilfredo Pareto desenvolveu essa teoria ao analisar que, na Itália, 80% das terras eram propriedade de apenas 20% da população. Em outras palavras, isso implica que apenas uma pequena parcela de um grupo de fatores será responsável pela maior parte dos resultados.

No momento em que o gestor lista suas tarefas, veja quais pertencem aos 20% que resultarão em maiores impactos. 

Portanto, se você tem 15 tarefas listadas, o Princípio de Pareto aponta que três delas devem ser priorizadas, pois constituem 20% da quantidade total de afazeres.

4. Matriz de Impacto x Esforço

Com uma estrutura parecida com a Matriz de Eisenhower, entendemos como priorizar tarefas a partir de uma maneira simples de classificação.

Sua lista de tarefas será distribuída entre quatro diferentes quadrantes, que dirão qual é a prioridade final dos seus afazeres. Veja só:

Em síntese, a Matriz de Impacto x Esforço prioriza as tarefas que têm mais impacto, priorizando-as com base na eficiência da tarefa (o esforço feito, tempo salvo). Portanto, os afazeres com maior esforço e menor impacto caminham para o descarte, ficando em segundo plano.

Bônus: softwares e ferramentas que te auxiliam na priorização de tarefas

O mundo tecnológico é um grande aliado das indústrias quando o assunto é priorizar tarefas. Desde ferramentas de gestão de vendas até organização de equipes, as opções são variadas! 

Por isso, trouxemos para você algumas alternativas super válidas na hora de montar suas matrizes de priorização!

Existem diversos programas que, além de oferecerem grande suporte para o compartilhamento entre equipes, dão padrões prontos para os usuários utilizarem, veja alguns exemplos:

  • Asana: programa que permite criar tarefas e delegá-las a outras pessoas. A visualização dessas tarefas fica a seu cargo, pois a plataforma oferece diversos recursos diferentes para sua organização.
  • Trello: essa plataforma te permite dividir a tarefa em diversas etapas, podendo encaixá-las em quadrantes, atribuir prazos e adicionar os detalhes que quiser para suas matrizes de priorização.
  • Mercos: é um software de sistema de vendas que oferece grande suporte às indústrias, uma vez que auxilia na análise de seus indicadores que motivam a criação e monitoramento das tarefas.
  • Microsoft To Do: se você é fã do ecossistema Microsoft, essa alternativa é para você. Com ele, é possível adicionar tarefas, criar listas e compartilhá-las com outras pessoas!

A chave para o sucesso é a organização!

Observamos cada aspecto da organização e as matrizes. Já escolheu sua favorita? Cada uma delas pode refletir fortemente na organização das indústrias de formas diferentes. A chave é usar bem essas ferramentas e alcançar os melhores resultados.

Agora que descobriu como priorizar tarefas, é hora de seguir em frente e aplicar as técnicas com sua equipe. Então, acesse o artigo quantas vezes forem necessárias para entender o processo e o resto é sucesso.

O processo de priorização de afazeres é de grande importância para os gestores comerciais. Agora é momento de olhar para seu time e entender como aumentar a produtividade da equipe: 6 passos essenciais!

Caio Schmitz
Analista de conteúdo
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