Como o programa 5s aumenta a produtividade da distribuidora?

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Na dinâmica altamente competitiva da distribuição, a busca incessante por eficiência, qualidade e inovação torna-se essencial para o sucesso operacional. Nesse cenário desafiador, gestores de distribuidoras super bem estruturadas buscam constantemente por métodos que vão além do convencional — como é o caso do programa 5s.

Ele surge como uma ferramenta estratégica de gestão, proporcionando não apenas a organização física, mas também transformações profundas nos processos e na cultura organizacional. Logo, ao implementar os princípios do 5S de forma inovadora, os gestores têm a oportunidade de fortalecer a disciplina organizacional e posicionar suas distribuidoras como líderes no mercado.

Descubra, neste artigo, como a adoção criativa do programa 5S pode ser um catalisador para o sucesso sustentável!

O que é o programa 5S?

O Programa 5S é uma metodologia japonesa que se tornou essencial para a gestão eficiente de empresas em diversos setores.

Desenvolvido no Japão após a Segunda Guerra Mundial, o 5S — cujo nome provém das palavras japonesas Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke — tem como objetivo principal melhorar aspectos como organização, limpeza e padronização nas organizações.

O 5S surgiu, inicialmente, focado na melhoria do ambiente produtivo. Porém, evoluiu para abranger não apenas a organização física da empresa, mas também processos e controle de qualidade.

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Como funciona o programa 5s?

O 5S promove mudanças comportamentais rápidas, tornando o ambiente mais limpo, organizado e eficiente. De modo geral, sua metodologia envolve cinco etapas, cada uma representada por uma palavra japonesa que reflete um conceito específico:

  • Seiri (Senso de Utilização): identificar e manter apenas o que é essencial para o trabalho, eliminando o supérfluo;
  • Seiton (Senso de Ordenação): organizar e categorizar os itens essenciais, simplificando o ambiente de trabalho;
  • Seiso (Senso de Limpeza): inspeção e eliminação de rotinas que causam sujeira, contribuindo para um ambiente mais limpo;
  • Seiketsu (Senso de Saúde e Padronização): garantir que as práticas adotadas se tornem padrões na empresa, com responsáveis pela manutenção;
  • Shitsuke (Senso de Disciplina e Autodisciplina): implementar a disciplina necessária para manter o programa funcionando sem a necessidade de estímulos externos.

Quais são os benefícios do programa 5S?

A aplicação do 5S traz diversos benefícios diretos para as distribuidoras, tais como:

  • aumento da qualidade dos produtos;
  • maior produtividade da equipe externa;
  • prevenção de acidentes no ambiente de trabalho;
  • identificação de falhas e gargalos nos processos;
  • melhoria do ambiente e qualidade do trabalho.

Como o 5S melhora a sua distribuidora?

Para gestores de distribuidoras que buscam inovações e abordagens não convencionais, a implementação do programa 5S pode oferecer uma perspectiva “fora da caixa” para otimizar a eficiência operacional e elevar a qualidade dos serviços.

Então, vamos explorar como os princípios do 5S podem ser aplicados de maneira única a seguir? Confira!

Sensibilidade para oportunidades de melhoria (Senso de Utilização — Seiri)

O Senso de Utilização do 5S pode ser interpretado como a capacidade de identificar oportunidades de melhoria além do óbvio. Isso envolve a avaliação crítica dos processos existentes, eliminando redundâncias e aprimorando as práticas já eficazes.

Sendo assim, a busca contínua por inovações e eficiências não exploradas é fundamental.

Organização estratégica (Senso de Ordenação — Seiton)

Ao aplicar o Senso de Ordenação de maneira estratégica, gestores podem redefinir a organização de suas operações de distribuição. Isso inclui a:

  1. categorização inteligente de produtos;
  2. reestruturação de rotas de entrega com base em dados analíticos avançados;
  3. organização eficaz dos centros de distribuição para maximizar a eficiência logística.

Limpeza como prática de excelência (Senso de Limpeza — Seiso)

Em distribuidoras bem estruturadas, o Senso de Limpeza transcende a aparência física e abrange a limpeza de processos, dados e comunicações.

Então, a eliminação de “ruídos” operacionais, revisão constante de dados e a manutenção de canais de comunicação claros são aspectos cruciais para manter a operação impecável.

Padronização inovadora (Senso de Saúde e Padronização — Seiketsu)

A padronização implica não apenas em estabelecer procedimentos, mas em inovar esses padrões continuamente. Isso envolve a adoção de tecnologias de ponta, a implementação de práticas sustentáveis e a criação de padrões que se adaptem dinamicamente às mudanças do mercado.

Disciplina estratégica (Senso de Disciplina e Autodisciplina — Shitsuke)

Para gestores que buscam uma disciplina estratégica, o Shitsuke vai além da conformidade com normas preestabelecidas. Ele envolve a criação de uma cultura organizacional que promove a disciplina como um diferencial competitivo.

Desse modo, os colaboradores são incentivados a buscar constantemente por melhorias, mantendo um compromisso autônomo com os princípios do 5S.

Como aplicar o programa 5s na prática em sua distribuidora?

Confira dicas para aproveitar os benefícios do 5s no seu negócio agora mesmo!

Utilize o Seiri para otimizar seu mix de produtos

O Senso de Utilização (Seiri), quando usado junto a um sistema de vendas intuitivo, permite a identificação rápida de produtos essenciais para os clientes — como os mais comprados.

O programa 5s envolve o senso de utilização. Com o Mercos, é possível ver quais produtos são mais comprados pelos clientes e otimizar o mix de produtos. A imagem mostra um pote de ração azul, dois sacos de ração para gatos e cães, um brinquedo verde e um saco de ração amarelo.
O e-commerce B2B Mercos mostra os itens mais comprados por seus clientes. Assim, você identifica os itens do mix de produtos que não estão sendo bem trabalhados e otimiza sua operação comercial

Isso permite eliminar itens desnecessários do catálogo e otimizar o estoque. Dessa maneira, essa funcionalidade não apenas simplifica o processo de tomada de decisões, mas também contribui para a redução de desperdícios e a maximização dos recursos disponíveis.

Organize a operação comercial de ponta a ponta com o Seiton

O Senso de Ordenação (Seiton), junto a um sistema de vendas, permite organizar dados, categorizar produtos e estruturar pedidos de maneira lógica.

A imagem mostra a aba de pedidos do Mercos, que permite criar pedidos e orçamentos, acompanhar o que os vendedores estão fazendo no dia a dia, buscar por dados de clientes, faturar e visualizar pedidos rapidamente e manter a operação comercial organizada.
O controle de clientes, pedidos e produtos é fundamental para praticar o Seiton, do programa 5s. Conte com o Mercos para organuzar sua operação de ponta a ponta!

Isso não apenas agiliza a entrega de mercadorias, mas também aprimora a eficiência das rotas de distribuição, garantindo que cada item seja disposto de forma estratégica. Consequentemente, facilita o acesso rápido e organizado a qualquer tipo de informação.

Reduza erros e inconsistências com o Seiso

No âmbito do Senso de Limpeza (Seiso), a automatização proporcionada por um sistema de vendas reduz a probabilidade de erros e inconsistências, mantendo registros precisos e promovendo uma operação mais limpa e eficiente.

O programa 5s passa pelo senso de limpeza, que deve ser otimizado pela redução de erros e gargalos na distribuidora. A imagem mostra como o Mercos pode ajudar com isso, trazendo um resumão do cliente que mostra visitas, pedidos, histórico comportamental e muito mais!
Na aba de clientes do Mercos, ao clicar em um cliente, você centraliza todas as informações sobre ele. Comportamento, histórico de visitas dos vendedores e de pedidos, títulos vencidos e muito mais!

A facilidade na identificação de padrões de vendas e na revisão de dados contribui para a constante manutenção de um ambiente organizado, livre de obstáculos e gargalos operacionais.

Padronize a operação com o Seiketsu

A padronização, representada pelo Senso de Saúde e Padronização (Seiketsu), é aprimorada por um sistema de vendas que oferece processos consistentes e uniformes.

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Por exemplo: a automação na geração de relatórios, acompanhamento de metas e estabelecimento de protocolos contribui para a criação e manutenção de padrões de qualidade, certo? Portanto, garante que a distribuidora opere em conformidade com as melhores práticas estabelecidas.

Indicador Evolução de Vendas do Mercos, que mostra um gráfico crescente com duas linhas: uma pontilhada e verde e uma roxa e sequencial, mostrando quanto foi vendido por mês, o objetivo e o que cada vendedor precisa vender para chegar lá.
Acompanhe métricas e indicadores, como a Evolução de Vendas da sua distribuidora, em segundos com o Mercos. Assim, você não perde a mão na gestão e garante um altíssimo padrão de qualidade na operação

Monitore seu sucesso com o Shitsuke

Por fim, a disciplina e autodisciplina (Shitsuke) são fortalecidas com a implementação de um sistema de vendas que incentiva a conformidade com procedimentos, monitoramento constante de desempenho e a incorporação de feedbacks instantâneos.

O Mercos conta com mais de 26 indicadores e dezenas de relatórios para a distribuidora acompanhar seus resultados. Com a disciplina certa (Shitsuke) do programa 5s, não tem erro.
O Mercos conta com mais de 26 indicadores de sucesso, além de dezenas de relatórios que otimizam os resultados da sua operação comercial. Tenha disciplina, monitore os avanços da equipe de vendas e aprimore seus ganhos!

Esse aspecto não apenas promove a responsabilidade individual, mas também cria uma cultura organizacional de disciplina, fundamentando o compromisso contínuo com os princípios do 5S.

Implemente o programa de forma gradual em setores estratégicos

Implemente o 5S de forma seletiva, identificando áreas de alto impacto e aplicando os princípios de maneira personalizada. Essa atitude pode resultar em melhorias significativas e rápidas, evitando a interrupção desnecessária de operações já eficientes.

Aposte em uma avaliação contínua

A filosofia do 5S se alinha à busca constante por avaliação e inovação. Logo, a implementação do programa não deve ser vista como uma etapa única, mas como um ciclo contínuo de melhoria.

Isso inclui a introdução de novas tecnologias, a adaptação a tendências de mercado e a flexibilidade para ajustar as práticas conforme necessário.

Em síntese, a integração de um sistema de vendas eficiente e a implementação do programa 5S não só promove uma distribuição mais organizada e eficaz, mas também posicionam a distribuidora para enfrentar desafios com resiliência e inovação.

Então, aproveitar as sinergias entre esses elementos é uma estratégia vital para gestores que buscam não apenas sobreviver, mas prosperar em um ambiente altamente competitivo.

Aproveite os benefícios do programa 5s!

A harmonização entre a filosofia 5S e as funcionalidades inteligentes de um sistema de vendas cria um ambiente propício para a organização eficiente, a maximização da produtividade e a constante busca pela melhoria contínua.

Portanto, se você é um gestor visionário, que busca elevar sua distribuidora a novos patamares de eficiência e inovação, descubra como a integração sinérgica do programa 5S com nossa plataforma de vendas pode revolucionar suas operações!

Teste o Mercos gratuitamente e conte com a ferramenta mais prática e completa do mercado para implementar o 5s na sua distribuidora sem dificuldades!

Letícia Silveira
Analista de conteúdo
Especialista em conteúdos para o mercado B2B, com ênfase em vendas e marketing para representantes e gestores comerciais de indústrias e distribuidoras.
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