Fazer o controle de pedidos sem cometer erros durante o processo é um dos maiores desafios enfrentados por gestores e representantes comerciais. Afinal, esses profissionais precisam lidar com grandes volumes de pedidos, nos quais cada cliente exige um atendimento personalizado para atender às suas necessidades.
Por isso, muitos negócios têm investido em sistemas de controle de pedidos para automatizar e otimizar esse processo. Com a ferramenta certa, você transforma sua operação comercial e gera mais resultados para as vendas.
Acompanhe!
O que você verá neste conteúdo?
O que é um sistema de controle de pedidos?
Um sistema de gerenciamento de pedidos (conhecido como OMS (Order Management System) é uma solução tecnológica desenvolvida para automatizar e tornar mais eficiente todo o processo de pedidos, desde a solicitação inicial até a entrega ao cliente.
Essa ferramenta contribui para o controle do estoque, das vendas e dos dados dos clientes, permitindo que as empresas acompanhem todas as etapas com mais organização e agilidade.
As principais funções do sistema, são:
- rastreamento de pedidos;
- gestão de estoque em tempo real;
- organização das vendas e pedidos;
- melhoria na experiência do cliente;
- redução de custos operacionais;
- aumento da produtividade da equipe.
Assim, os vendedores podem focar no que realmente importa: vender com qualidade.
Qual a importância de controlar os pedidos?
O controle de pedidos é essencial para negócios de qualquer porte, pois contribui para a eficiência das operações, minimiza falhas, melhora a experiência do cliente e torna os processos internos mais ágeis.
Uma gestão bem estruturada garante que os pedidos sejam processados e entregues com rapidez e precisão, evitando problemas como:
- atrasos;
- erros;
- reclamações.
Esse controle vai além da organização: ele impacta diretamente os resultados, proporcionando agilidade, confiança e crescimento sustentável. Por isso, a tecnologia é indispensável para automatizar esse processo.
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Quais são as 4 etapas do processo de controle?
O controle envolve quatro etapas fundamentais: definição de critérios, análise de desempenho, verificação de desvios e aplicação de ações corretivas.
De forma, detalhada:
- definição de critérios ou metas: estabelecer objetivos claros relacionados a desempenho, qualidade, quantidade ou outros parâmetros desejados;
- análise do desempenho: avaliar como as atividades estão sendo executadas e medir os resultados obtidos em relação ao que foi definido;
- verificação de conformidade: comparar os resultados alcançados com os padrões estipulados para identificar possíveis variações;
- correção de desvios: implementar ajustes ou melhorias sempre que forem detectadas diferenças significativas, buscando aperfeiçoar os resultados.
Com esses fundamentos, sua empresa estará preparada para crescer e atender melhor os clientes.
Como fazer o controle de pedidos em 6 passos?
Acompanhe as dicas a seguir para tornar o controle de pedidos do seu negócio infalível!
Passo 1: Avalie a qualidade dos fornecedores
Cuidar dos colaboradores externos à empresa é tão importante quanto dos internos. De nada adianta seguir os dois passos acima se o seu fornecedor vai atrapalhar diretamente o fluxo de vendas com o atraso dos insumos, certo?
Logo, é preciso acompanhar os fornecedores de perto. Estreite a relação com eles e esteja por dentro de todo e qualquer possível problema, para agir preditiva e preventivamente, antes que se tornem maiores.
Passo 2: Conheça o padrão de compra dos seus clientes
Essa é, potencialmente, a principal dica para administrar pedidos corretamente. Como você bem sabe, estoque demais é sobra — e impacta o financeiro do negócio — e estoque de menos é sinônimo de dor de cabeça com a satisfação dos clientes.
Mas como organizar isso corretamente? É simples! Você precisa monitorar seus clientes e identificar seus padrões de compra.
Os indicadores, relatórios e métricas de vendas são seus melhores amigos nessa hora. Eles mostram:
- situação da carteira de cientes
- quais estavam ativos, mas há um tempo não efetuaram novas compras;
- como anda a positivação de clientes;
- evolução de vendas;
- além de especificações por vendedor, produto ou categoria.
Passo 3: Automatize a tiragem de pedidos
Lembra do exemplo que demos sobre pedidos que chegam de diferentes lugares, acabam confundindo a equipe e geram gargalos no fluxo de vendas?
Pois, bem! Fazer um bom controle de pedidos também é facilitar a forma pela qual eles entram no sistema. Isso significa centralizar tanto quanto possível a chegada deles.
Um sistema de vendas prático e completo te ajuda nessa missão. Ele organiza sua operação comercial e pode ser integrado ao ERP que você usa, se necessário.
Desse modo, atua como um facilitador de todo o processo de tiragem dos pedidos — entregando ainda mais. Na verdade, ele será seu maior aliado na gestão do negócio ou das suas representadas.
Além dos indicadores, já citados, é possível criar pedidos e orçamentos em segundos, cadastrar clientes e representadas com rapidez, acompanhar agendas, roteiros e muito mais. Isso faz toda a diferença e é um verdadeiro apoio para a força de vendas!
Passo 4: Permita que seus clientes façam pedidos com autonomia
Com a operação comercial organizada e automatizada, é hora de pensar na melhor forma de receber os pedidos, para poder administrá-los em seguida.
Mas e se você reduzisse o trabalho na hora de tirar pedidos e permitisse que seus colaboradores focassem nas outras partes do processo? Isso impactaria diretamente no bom controle de pedidos, certo?
É isso que você conquista quando implementa uma plataforma de e-commerce B2B no seu negócio.
Ela é formatada para facilitar tanto a vida do cliente, quanto a do gestor e representante comercial. Afinal, permite que o cliente acesse o e-commerce B2B a qualquer hora, de qualquer dispositivo e faça seu pedido.
Em seguida, basta que a equipe o confira e repasse cada etapa da operação. Simples e com economia de tempo garantida!
Com isso, o time pode focar em situações mais delicadas por telefone, WhatsApp ou e-mail, ser um facilitador da compra (melhorando a experiência do cliente), tirar dúvidas e focar o bom andamento dos processos sem ficar sobrecarregada.
Ah! Lembrando que o e-commerce é o colaborador que você não precisa treinar.
Passo 5: Mantenha-se atualizado no mercado
O modo prático de fazer o controle de pedidos de cada empresa depende de suas especificidades. Mas é fato que existem tendências de mercado que afetam diretamente a rotina daqueles que se negam a modernizar suas operações.
A tecnologia é uma delas. Sem automatizar o controle de pedidos, é difícil que você conquiste a agilidade necessária para otimizar seu fluxo de vendas e se manter competitivo.
Quem ainda trabalha com longas e pesadas tabelas, gasta tempo tirando pedidos manualmente e não acompanha dados certamente tende a ficar para trás.
Por isso, mantenha-se sempre de olhos bem abertos para as movimentações do seu segmento, especialmente as relacionadas à inovação tecnológica. Não subestime a necessidade de agilidade e praticidade do consumidor 5.0!
Passo 6: Confie na tecnologia
Agora que você sabe o quão importante é inovar ao organizar pedidos, não tenha medo de abraçar a transformação digital e automatizar processos.
Você pode começar gradualmente. Avalie as demandas da equipe e quais são os gargalos processuais que afetam seu desempenho. Em seguida, empregue ferramentas que ajudem o time a ter mais produtividade.
Só ao fazer isso você já sentirá suas vendas escalarem e o cliente ficar mais satisfeito, o que impactará o volume de vendas.
Como organizar os pedidos dos clientes?
Para organizar os pedidos de clientes com eficiência, é fundamental contar com uma ferramenta que permita acompanhar cada etapa — desde o recebimento até a entrega final. Isso pode ser feito utilizando planilhas, softwares de gestão ou ainda aplicativos especializados em pedidos, conforme a necessidade do negócio.
Veja na prática!
Tenha um histórico dos pedidos acessível e centralizado
Ter um histórico de pedidos sempre atualizado e centralizado torna muito mais simples consultar compras anteriores, sem precisar vasculhar conversas antigas em diferentes canais. Ao reunir os dados em um só lugar, você acompanha o histórico de interações com clareza e acessa facilmente os detalhes de cada pedido, como:
- valores;
- produtos;
- condições comerciais;
- descontos aplicados;
- documentos anexados.
Nesta imagem, temos o Histórico de Pedidos do sistema de vendas, Mercos. Onde você pode acompanhar informações valiosoas sobre os de pedidos feitos em sua operação comercial.
Com um sistema de pedidos gratuito que agiliza a consulta de informações, o atendimento se torna mais eficiente e a confiança do cliente aumenta, favorecendo novas negociações.
Use um catálogo digital com condições de pagamentos personalizadas
O catálogo B2B vai além de uma simples vitrine, é uma ferramenta estratégica para agilizar o fechamento de pedidos. Ao adotá-lo na operação comercial, você obtém benefícios como:
- vendas consultivas;
- diminuição de erros;
- redução de retrabalho;
- aumento da taxa de conversão;
- padronização da operação comercial.
Além disso, o catálogo contribui para a produtividade da equipe comercial e dá mais autonomia aos compradores, tornando o processo de compra mais ágil e eficiente.
Implemente um portal de clientes eficiente
No mercado B2B, os compradores valorizam cada vez mais a autonomia e a agilidade no processo de compra. Para atender a essas expectativas e tornar a operação comercial mais eficiente, uma boa solução é implementar um portal de clientes.
Com essa ferramenta, eles acessam rapidamente informações como:
- histórico de compras;
- segunda via de boletos;
- notas fiscais;
- políticas comerciais;
- destaques promocionais.
Nesta imagem, temos a interface do Portal de Clientes do Mercos. Uma plataforma gratuita, onde seus clientes podem acessar informações importantes sobre suas compras.
Assim, acompanham seus pedidos em tempo real e entendem melhor o que estão comprando. Enquanto isso, os vendedores ganham tempo para focar no que realmente importa: relacionamento e negociações estratégicas.
Automatize o recebimento de pedidos
Organizar os pedidos é essencial para garantir fluidez, profissionalismo e confiança na operação comercial. Por isso, muitos gestores e representantes têm automatizado seus processos.
Soluções que permitem emitir pedidos de forma rápida e sem erros fazem toda a diferença para vendedores e clientes. Com o apoio da tecnologia, os pedidos são processados com mais agilidade e precisão.
Agora que você já viu como a tecnologia pode potencializar a organização, é hora de entender como automatizar a gestão de pedidos de forma prática e eficiente.
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Qual é o melhor software para gestão de pedidos?
O Mercos é o melhor software para gestão de pedidos, reunindo todas as informações e processos da sua operação comercial em uma plataforma intuitiva e fácil de usar. Com ele, você centraliza dados importantes, melhora a comunicação entre equipes e ganha mais controle sobre cada etapa do pedido.
A seguir, confira os principais motivos que tornam o Mercos a solução ideal para automatizar e otimizar a gestão de pedidos de sua empresa!
Transforme mensagens em pedidos com IA
Um dos melhores beneficios do sistema Mercos é o Pedidos com IA, um recurso inovador que permite transformar diferentes arquivos recebidos por clientes via WhatsApp ou e-mail ou pedidos prontos no proprio sistema de vendas.
Essa funcionalidade é ideal para lidar com o alto volume de pedidos, reduzindo o retrabalho manual e evitando erros comuns de digitação ou interpretação. Com o Pedidos com IA, sua operação ganha:;
- redução de falhas manuais e retrabalhos;
- tempo para o time de vendas focar em relacionamento e estratégia;
- mais velocidade no processamento de pedidos recebidos por múltiplos canais;
- centralização das informações no sistema, com mais organização e controle.
Nesta imagem, temos a inferface do Pedidos com IA da Mercos.
Veja o que dizem os clientes!
Com mais de 10 mil pontos de venda atendidos em todo o Brasil, a Océane lida diariamente com um alto volume de pedidos, especialmente de grandes contas. Mesmo utilizando o Mercos, ainda era necessário usar algumas planilhas para estes casos.
“A gente fazia muita reunião presencial com grandes contas, e era preciso registrar os pedidos rapidamente, com muitos itens e em grandes quantidades. Mesmo com planilhas, ainda levávamos alguns minutos para concluir tudo”, explica Jéssica Araújo, responsável pela gestão de processos.
Ao conhecer o novo recurso da Mercos, o Pedidos com IA, a equipe da Océane passou a testar diferentes formatos e se surpreendeu com a velocidade. Mesmo durante reuniões presenciais, os pedidos passaram a ser gerados em poucos segundos.
“Hoje, conseguimos transformar falas, imagens ou mensagens de WhatsApp em pedidos com agilidade. É uma tecnologia que veio para facilitar o nosso dia a dia, principalmente nas interações com os clientes maiores”, afirma Jéssica.
A experiência da Océane mostra que a inteligência artificial n potencializa a produtividade e a eficiência das equipes comerciais. Com o Pedidos com IA, o time ganhou agilidade sem abrir mão da proximidade com o cliente.
Controle e acompanhamento dos pedidos em tempo real
Para fazer uma boa gestão de pedidos, é fundamental manter um controle rigoroso para evitar atrasos, minimizar erros e aprimorar a comunicação entre vendedores e gestores.
Com o Mercos, tanto a equipe de vendas quanto a gestão podem acompanhar o status de cada pedido em tempo real dentro do sistema, facilitando a organização e o fluxo interno. Essa visibilidade oferece diversos benefícios, como:
- maior controle sobre o andamento das vendas;
- tomadas de decisão mais rápidas e assertivas;
- processos alinhados e transparentes;
- redução de atrasos e erros;
- melhoria na comunicação interna entre equipes.
Nesta imagem, temos um modelo do Relatório de Pedidos Faturados do sistema de vendas Mercos, onde você pode monitorar os pedidos realizados em sua operação.
Com o Mercos, toda a sua equipe permanece alinhada e informada em cada etapa do processo comercial. Essa visibilidade proporciona maior controle e organização, facilitando decisões mais seguras e eficazes, que levam a resultados ainda melhores para o seu negócio.
Autonomia e praticidade para clientes no e-commerce B2B
No mercado B2B, é essencial proporcionar maior autonomia aos seus clientes para acelerar o processo de compra e fortalecer a relação comercial. Com o Mercos, eles têm acesso a um e-commerce B2B intuitivo, onde podem consultar:
- produtos;
- promoções;
- categorias;
- elaborar orçamentos;
- concluir pedidos de maneira rápida e prática.
Além disso, a plataforma possibilita a seleção da condição de pagamento e a inclusão de informações complementares, garantindo um processo transparente, personalizado e alinhado às necessidades de cada comprador.
Personalização e controle financeiro
Na gestão de pedidos, organizar claramente os tipos e status é essencial para otimizar processos e apoiar decisões estratégicas. Além disso, acompanhar os pagamentos com transparência garante o fluxo financeiro e evita atrasos nas cobranças.
Com o Mercos, você pode definir categorias e status personalizados para facilitar o controle das vendas e realizar análises detalhadas. O sistema também monitora os pagamentos, inclusive os efetuados via Mercos Pay, oferecendo maior segurança e controle financeiro.
Os principais benefícios dessa funcionalidade são:
- organização eficiente dos pedidos por tipo e status;
- análises estratégicas baseadas em dados precisos;
- transparência no acompanhamento dos pagamentos;
- controle facilitado das cobranças, inclusive via Mercos Pay;
- redução de riscos financeiros e inadimplência.
Com essas ferramentas, sua empresa mantém as vendas e as finanças alinhadas, promovendo uma gestão mais eficiente e segura que impulsiona o crescimento do negócio.
Flexibilidade e autonomia para vendedores em campo
A mobilidade e agilidade nas vendas são essenciais para os representantes comerciais aproveitarem ao máximo suas visitas aos clientes. Por isso, emitir pedidos e acessar informações importantes diretamente pelo smartphone faz toda a diferença para aumentar a produtividade e a eficiência no campo.
O aplicativo da Mercos oferece mais rapidez, praticidade e eficiência para os vendedores, que podem:
- emitir pedidos;
- consultar o histórico de compras do cliente;
- utilizar o leitor de código de barras para acelerar a inclusão dos produtos.
Com o Mercos, os vendedores ganham mais autonomia, utilizando uma ferramenta moderna que permite atuar com maior precisão e agilidade, transformando cada visita em uma oportunidade real de negócio e fortalecendo os resultados comerciais.
Veja como Arthur Duclos reduziu em 95% o tempo gasto com digitação de pedidos usando IA
Arthur Duclos atua como assistente na Carol Representações, empresa que trabalha com o setor de perfumaria no Rio Grande do Sul. Até pouco tempo atrás, ele enfrentava uma rotina bastante comum entre representantes comerciais: receber planilhas dos clientes, digitar item por item no sistema e, depois, revisar tudo para garantir que não havia erros.
“Era um processo manual que tomava muito tempo! Tinha pedidos que demoravam uma hora para digitar. Isso quando não precisava revisar tudo de novo”, conta Arthur.
Mas tudo mudou quando ele começou a usar o Pedidos com IA da Mercos.
“Hoje, eu simplesmente subo a planilha que o cliente me envia na plataforma e o sistema transforma tudo em pedido. O que antes levava uma hora, agora eu resolvo em cinco minutos.”
O recurso usa inteligência artificial para interpretar diferentes arquivos enviados pelos clientes e gerar o pedido automaticamente na plataforma, com base nos códigos de referência e nas quantidades. Tudo isso, sem precisar digitar uma linha sequer!
Dê o próximo passo para o sucesso comercial: use a tecnologia em sua gestão de pedidos
Ao automatizar o gerenciamento de pedidos com um sistema de gestão, sua empresa conquista mais organização, eficiência e agilidade em cada etapa do processo. Isso se traduz em maior controle sobre as vendas, aumento da produtividade e um atendimento ao cliente muito mais rápido e profissional.
Para os gestores e representantes que desejam escalar seus negócios com controle, confiança e foco em resultados, o Mercos é a plataforma ideal para transformar o controle de pedidos.
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