Emissão de pedidos: por que blocos, planilhas, e-mails e WhatsApp não são os melhores caminhos?

É provável que você já tenha feito (ou ainda faça) a emissão de pedidos por bloquinho, planilhas, WhatsApp ou e-mail. Afinal, essas são ferramentas que ajudaram profissionais de vendas por anos e, de fato, têm seu valor.

Porém, neste artigo, decidimos mostrar a representantes comerciais e gestores que desejam melhorar a produtividade da sua equipe que esses podem não ser mais os melhores caminhos no mercado atual.

Hoje, quase todos os segmentos do B2B já estão alinhados às demandas da transformação digital. A previsão da DHL Express é que, até 2025, 80% de todas as vendas Business to Business sejam digitais!

Além disso, as empresas passaram a automatizar sua operação comercial e “mal acostumar” os clientes, que já não aceitam menos do que pedidos emitidos com rapidez e sem erros. Você não quer ficar de fora, certo? Confira, neste conteúdo:

• O que é emissão de pedidos?
• O famoso “bloquinho”
• Planilhas
• WhatsApp
• E-mail
• Qual é o melhor caminho para a emissão de pedidos?
• Venda tanto presencialmente quanto online
• Teste grátis o Mercos

Aproveite a leitura!

O que é emissão de pedidos? Eficiência e satisfação ao cliente

A emissão de pedidos é o registro e formalização das solicitações feitas pelos clientes, seja para produtos ou serviços. No contexto das transações entre empresas, conhecidas como B2B, ser eficiente nesse ponto é ainda mais importante. Afinal, é fundamental evitar qualquer tipo de erro que gere insatisfação para os clientes ou comprometa os resultados.

Durante a emissão de pedidos, é preciso atentar aos mínimos detalhes. É essencial documentar corretamente informações como quantidades, descrição dos itens, prazos e dados do comprador. Além disso, essa etapa também pode envolver a criação de documentos como faturas e confirmações de pedido, tudo para garantir uma gestão eficiente e transparente das transações comerciais.

Emissão de pedidos no famoso “bloquinho”

Pode parecer que os dias de fazer a emissão de pedidos no bloquinho ficaram para trás. Mas não é bem assim. Muitos representantes comerciais e gestores “faz tudo” — aqueles que vendem, gerenciam os clientes, cuidam do estoque e viajam — ainda usam esse método.

Sim, é possível emitir pedidos por bloquinho. Inclusive, essa solução foi a única por muitos anos. Porém, as coisas evoluíram e, hoje, a tecnologia é uma das principais aliadas de quem quer se manter atualizado no mercado.

Pedidos tirados manualmente tomam tempo, abrem espaço para erros, podem ser rasgados e danificados e não duram. Com o tempo, somem, perdem a tinta e impedem um controle adequado do seu trabalho.

Quanto mais automatizado o processo for, menores serão as chances de deixar o cliente na mão com entregas erradas, de precisar passar por retrabalhos e, mais importante ainda:

Você deixa de perder um tempo precioso que você poderia passar com a família, desenvolvendo seu negócio e garantindo a total satisfação dos seus clientes.

Emissão de pedidos por planilhas

Essas são outras aliadas famosas na emissão de pedidos. Diferentemente do bloquinho, as planilhas são mais rápidas, podem ser automatizadas até um certo limite e não se desgastam com o tempo.

Mas será que são realmente a melhor opção?

Pedidos emitidos dessa forma também estão sujeitos a alguns erros clássicos e que desorganizam toda sua operação comercial.

Em primeiro lugar, não há padronização. Você e outras pessoas da sua equipe, na pressa, podem os digitar dos dados do cliente e dos pedidos cada um de um jeito, o que abre espaço para que, lá na frente, ninguém entenda o que realmente precisa ser feito.

Em segundo lugar, é um processo pouco produtivo. É preciso digitar item por item, registrar dado por dado e torcer para não haver erros. Sem contar que, com o tempo, essa planilha vai ficando cada vez mais pesada, difícil de abrir e confusa.

Por fim, não há integração alguma. Passos como entrega, agendamento, logística, inventário, transporte, frete, endereçamento e muito mais ficam à mercê da memória da equipe…

Sendo que poderiam estar automatizadas e, até mesmo, conectadas a um bom ERP ou CRM que economizasse tempo e evitasse erros.

Emissão de pedidos no WhatsApp

Confessamos que o WhatsApp é um excelente aliado das vendas. Ele permite que o representante comercial:

• se mantenha em constante contato com os clientes;
• nutra bons relacionamentos;
• responda com rapidez;
• faça um bom pós-venda;
• e confira detalhes personalizados sobre determinado pedido.

Porém, é isso que o WhatsApp é: um aliado das vendas. Ele não deve ser a ferramenta central para a emissão de pedidos. Afinal, assim como as planilhas, ele também arrisca a eficiência da organização comercial.

É só lembrar daquele seu cliente que:

1. faz o pedido por áudio (e nem sempre você entende o que ele está falando)…
2. ou aquele outro que manda uma foto do pedido escrito à mão, de forma quase ilegível…
3. e até mesmo daquele que digita, mas não garante padronização e nem te responde quando você tem alguma dúvida.

Ao manter o WhatsApp como uma ferramenta de comunicação entre você e os clientes, você garante organização, praticidade e o fim dos erros da sua operação.

Emissão de pedidos por e-mail

O e-mail segue a mesma lógica do WhatsApp. Porém, com um adicional problemático: o de não ser uma ferramenta de resposta rápida.

Desse modo, quando você ou alguém da sua equipe recebe aquela foto borrada de um pedido, não é tão garantido que conseguirão um contato ágil com o remetente para tirar dúvidas.

E se vocês não tiverem o WhatsApp da pessoa, o cenário fica ainda pior. Sendo assim, é interessante deixar o e-mail para outros usos, como:

• divulgar cases de sucesso da sua representação;
• enviar novidades;
• informar sobre promoções;
• checar se o cliente está satisfeito;
• realizar pesquisas;
• divulgar seu e-commerce B2B entre outras.

Então… Qual é o melhor caminho para a emissão de pedidos?

A melhor escolha que um representante comercial pode tomar para uma emissão de pedidos ágil, prática e eficiente é usar uma ferramenta específica para isso.

Bons sistemas de emissão de pedidos são projetados exatamente para evitar todos os erros que citamos neste conteúdo.

• São fáceis de mexer;
• Permitem tirar pedidos em segundos;
• São integráveis a ERPs e outros sistemas, o que organiza a operação de ponta a ponta;
• Mantêm os pedidos e orçamentos salvos, podendo ser consultados e compartilhados com os clientes;
• São práticos: com os dados de seus clientes salvos no padrão certo, é só pesquisar um cliente e emitir o pedido para ele com a certeza de que não haverá nenhum erro.

E não é isso. No caso de um sistema de emissão de pedidos e de vendas como o Mercos, você conquista muitos outros benefícios:

• gestão completa de representadas: confira políticas de comissionamento, comerciais e dados sobre cada pasta separadamente e em segundos
• controle de produtos: avalie estoque, preços de diferentes tabelas, fotos códigos, orçamentos e pedidos emitidos;
• feche mais vendas: acesse promoções vigentes e destaques;
• faça visitas mais estratégicas: confira indicadores, roteiros e agendas que mostram quais são seus clientes mais valiosos;
• e muito mais.

Venda tanto presencialmente quanto online

Por fim, um bom sistema para emissão de pedidos funciona cara a cara e à distância. Você pode tanto emitir o pedido na frente do seu cliente, conversando com ele, quanto permitir que ele mesmo faça isso usando o seu e-commerce B2B.

Sim, você pode contar com uma loja virtual que permita a você estar “presente” para seu cliente o tempo todo, mesmo que esteja longe.

Assim, ele compra com você — e não com a concorrência. Nesse meio tempo, você pode usar os canais que trouxemos acima (e-mail e WhatsApp) para dar suporte à venda e garantir satisfação após sua finalização.

Isso sem contar os orçamentos que seus clientes podem fazer enquanto você está na estrada.

Somente os clientes liberados terão acesso ao seu e-commerce B2B. Eles também verão apenas as informações que você liberar. Tudo com sua comissão devidamente garantida, pré-combinada com o gestor e sem precisar se mover por longas distâncias para fechar a venda.

Todos saem ganhando: você faz apenas visitas estratégicas, seus clientes ganham autonomia, você expande sua região de atuação e emite pedidos mesmo não estando presente.

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