Aprenda a fazer o controle de pedidos ideal e organize o fluxo de vendas

Os gestores e representantes comerciais precisam lidar com a entrada de novos pedidos em seus sistemas todos os dias. Na verdade, eles contam com isso, preferencialmente em grandes volumes, para um faturamento favorável e para o desenvolvimento do negócio.

Porém, o fato é que é impossível gerenciar entradas e saídas corretamente sem um controle de pedidos adequado. Sem dar total atenção a esse fator, é possível que pedidos não sejam registrados, que haja algum problema com o estoque, que o cliente fique insatisfeito e até mesmo que as entregas atrasem.

Percebe como isso pode afetar negativamente o fluxo de vendas?

Para evitar isso, preparamos um conteúdo completo e que impulsiona você a realizar o melhor controle de pedidos possível. Confira, neste conteúdo:

• O que é controle de pedidos?
• Qual a importância de controlar os pedidos?
• Como fazer seu controle de pedidos em 6 passos?
• Conheça o Mercos gratuitamente!

Aproveite a leitura!

O que é controle de pedidos?

Em teoria, controle de pedidos é o acompanhamento dos processos envolvidos na entrada e na saída das compras que os clientes fazem. Mas, na prática, o conceito vai bem além. Além da tiragem, da logística e da gestão de estoque, ele engloba toda a gestão da equipe, bem como o relacionamento com os clientes.

Desse modo, é preciso ter uma visão ampla e cuidadosa com cada um desses processos. Juntos, eles culminarão em uma jornada do cliente mensurável, otimizável e que resulta em um volume crescente de pedidos.

Isso é ainda mais importante no B2B, cujas relações tendem a ser de longo prazo, com compras em alto volume e com uma necessidade de confiança maior entre as partes do que no B2C.

Por outro lado, se pelo menos um dos processos citados acima não está corretamente alinhado, ele tende a impactar diretamente todos os outros, gerar atrasos, confundir o representante comercial ou a equipe interna e gerar problemas com o comprador.

Qual a importância de controlar os pedidos?

Vamos a um exemplo prático. Imagine que a equipe recebe dezenas de pedidos todos os dias, por diferentes frentes. Elas incluem o WhatsApp, e-mail, ligações receptivas e uma plataforma de vendas B2B. Tudo isso enquanto fazem o suporte do cliente, gerenciam o estoque e tiram dúvidas.

Concorda que esse time pode ficar sobrecarregado e perder pedidos? Errá-los? Atrasá-los?

Nenhum desses cenários é favorável, especialmente pelo impacto da perda de clientes no B2B. Por isso, um bom controle de pedidos é o coração de qualquer negócio que deseje prosperar.

Com tantas opções disponíveis no mercado, especialmente online, os clientes ficam cada vez mais impacientes com falhas e atrasos. Eles acontecem, é claro, mas é inegável que existem ferramentas que impedem que sejam recorrentes.

E os compradores sabem disso!

Portanto, quem não prioriza a organização dos pedidos tende a ficar para trás e ser ultrapassado pela concorrência. Sendo que não é preciso correr esse risco!

Basta entender como registrar e administrar pedidos da forma certa.

Como fazer o controle de pedidos em 6 passos?

Existem muitos passos envolvidos na organização correta dos pedidos. O primeiro deles, é claro, é ter uma boa gestão das equipes, que monitora e ampara o time.

O segundo é o alinhamento entre os setores. Todos devem estar devidamente informados e equipados com as ferramentas necessárias para tirar os pedidos, gerir a logística e fazer a manutenção do estoque.

Mas o que vem a seguir? Acompanhe as dicas que trouxemos para tornar o controle de pedidos do negócio redondo!

Passo 1: Avalie a qualidade dos fornecedores

Cuidar dos colaboradores externos à empresa é tão importante quanto dos internos. De nada adianta seguir os dois passos acima se o seu fornecedor vai atrapalhar diretamente o fluxo de vendas com o atraso dos insumos, certo?

Logo, é preciso acompanhar os fornecedores de perto. Estreite a relação com eles e esteja por dentro de todo e qualquer possível problema, para agir preditiva e preventivamente, antes que se tornem maiores.

Passo 2: Conheça o padrão de compra dos seus clientes

Essa é, potencialmente, a principal dica para administrar pedidos corretamente. Como você bem sabe, estoque demais é sobra — e impacta o financeiro do negócio — e estoque de menos é sinônimo de dor de cabeça com clientes insatisfeitos.

Mas como organizar isso corretamente? É simples! Você precisa monitorar seus clientes e identificar seus padrões de compra.

Os indicadores, relatórios e métricas de vendas são seus melhores amigos nessa hora. Eles mostram:

• situação da carteira de cientes
• quais estavam ativos, mas há um tempo não efetuaram novas compras;
• como anda a positivação de clientes;
• evolução de vendas;
• além de especificações por vendedor, produto ou categoria.

Passo 3: Automatize a tiragem de pedidos

Lembra do exemplo que demos sobre pedidos que chegam de diferentes lugares, acabam confundindo a equipe e geram gargalos no fluxo de vendas?

Pois, bem! Fazer um bom controle de pedidos também é facilitar a forma pela qual eles entram no sistema. Isso significa centralizar tanto quanto possível a chegada deles.

Um sistema de vendas prático e completo te ajuda nessa missão. Ele organiza sua operação comercial e pode ser integrado ao ERP que você usa, se necessário.

Desse modo, atua como um facilitador de todo o processo de tiragem dos pedidos — entregando ainda mais. Na verdade, ele será seu maior aliado na gestão do negócio ou das suas representadas.

Além dos indicadores, já citados, é possível criar pedidos e orçamentos em segundos, cadastrar clientes e representadas com rapidez, acompanhar agendas, roteiros e muito mais. Um verdadeiro apoio para a força de vendas!

Passo 4: Permita que seus clientes façam pedidos com autonomia

Com a operação comercial organizada e automatizada, é hora de pensar na melhor forma de receber os pedidos, para poder administrá-los em seguida.

Mas e se você reduzisse o trabalho na hora de tirar pedidos e permitisse que seus colaboradores focassem nas outras partes do processo? Isso impactaria diretamente no bom controle de pedidos, certo?

É isso que você conquista quando implementa uma plataforma de e-commerce B2B no seu negócio.

Ela é formatada para facilitar tanto a vida do cliente, quanto a do gestor e representante comercial. Afinal, permite que o cliente acesse o e-commerce B2B a qualquer hora, de qualquer dispositivo e faça seu pedido.

Em seguida, basta que a equipe o confira e repasse ao próximo passo da operação. Simples e com economia de tempo garantida!

Com isso, o time pode focar em situações mais delicadas por telefone, WhatsApp ou e-mail, ser um facilitador da compra (melhorando a experiência do cliente), tirar dúvidas e focar o bom andamento dos processos sem ficar sobrecarregada.

Ah! Lembrando que o e-commerce é o colaborador que você não precisa treinar.

Passo 5: Mantenha-se atualizado no mercado

O modo prático de fazer o controle de pedidos de cada empresa depende de suas especificidades. Mas é fato que existem tendências de mercado que afetam diretamente a rotina daqueles que se negam a modernizar suas operações.

A tecnologia é uma delas. Sem automatizar o controle de pedidos, é difícil que você conquiste a agilidade necessária para otimizar seu fluxo de vendas e se manter competitivo.

Quem ainda trabalha com longas e pesadas tabelas, gasta tempo tirando pedidos manualmente e não acompanha dados certamente tende a ficar para trás.

Por isso, mantenha-se sempre de olhos bem abertos para as movimentações do seu segmento, especialmente as relacionadas à inovação tecnológica. Não subestime a necessidade de agilidade e praticidade do consumidor 5.0!

Passo 6: Confie na tecnologia

Agora que você sabe o quão importante é inovar ao organizar pedidos, não tenha medo de abraçar a transformação digital e automatizar processos.

Você pode começar gradualmente. Avalie as demandas da equipe e quais são os gargalos processuais que afetam seu desempenho. Em seguida, empregue ferramentas que ajudem o time a ter mais produtividade.

Só ao fazer isso você já sentirá suas vendas escalarem e o cliente ficar mais satisfeito, o que impactará o volume de vendas.

Conheça o Mercos gratuitamente!

Com os 6 passos que você conheceu neste artigo, será simples fazer o controle delas, mesmo que aumentem todos os dias!

Caso queira dar o primeiro passo agora mesmo, conte com o Mercos. Nosso sistema de vendas e e-commerce B2B trazem resultados comprovados para gestores e representantes comerciais que desejam chegar mais longe. Esperamos por você!