Aprenda a elaborar um roteiro de visitas estratégico e eficiente em 6 passos simples

Montar um roteiro de visitas de sucesso, que realmente preserve seu tempo e investimento na carreira, nem sempre é fácil. Mas certamente não precisa ser um grande desafio! Neste conteúdo, separamos 6 dicas fundamentais para que você monte o roteiro dos sonhos e chegue em seus objetivos com facilidade.

Siga esses passos e aproveite os benefícios de um roteiro de visitas otimizado:

• Passo 1: Planeje o roteiro de visitas com antecedência
• Passo 2: Organize o roteiro de visitas considerando CEP e horário
• Passo 3: Use a Curva ABC de clientes e outros indicadores como guia
• Passo 4: Selecione o melhor meio de transporte para a rota
• Passo 5: Nem pense em usar planilha de roteiro de visitas a clientes
• Passo 6: Invista em um aplicativo para roteiro de visita (e que faça muito mais)
• Como dividir o roteiro de visitas entre clientes da carteira e prospecção de novos clientes?
• Como o representante deve se preparar para as visitas do roteiro de vendas?
• Roteiro de visitas de vendas eficiente e estratégico

Aproveite a leitura!

Como elaborar um roteiro de visitas de vendas?

Esses simples passos são suficientes para que você crie um roteiro realmente eficiente e que ajude você a aproveitar melhor os recursos investidos em seus clientes.

Passo 1: Planeje o roteiro de visitas com antecedência

Definir quais clientes você vai visitar (e onde) no mesmo dia é um grande erro. Afinal, você gastará muita energia — física e mental — definindo prioridades e calculando rotas. Por isso, o primeiro passo é se planejar antecipadamente. O planejamento pode ser semanal, quinzenal ou mensal, como preferir. Porém, é importante que ele seja uma prioridade.

Isso ajudará a economizar um tempo diário que pode ser dedicado a estudar o histórico de compra de cada cliente, a identificar oportunidades de cross selling e up selling no mix de produtos e muito mais. Nessa etapa de planejamento, não esqueça também de escolher os critérios para a roteirização.

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São eles que permitirão que você esteja sempre um passo à frente na hora de executar e agendar as visitas no formato ideal para economizar recursos.

Passo 2: Organize o roteiro de visitas considerando CEP e horário

O roteiro de visitas ideal deve respeitar a proporção entre suas horas diárias de trabalho, a quantidade de pessoas que pretende visitar e a economia de tempo e combustível. Por isso, antes de começar a roteirizar, defina cada um desses pontos.

Em seguida, use o passo anterior, em que você definiu os critérios, para organizar os clientes por CEP. Considere o ponto de partida (A) e para onde deseja retornar (B) para inserir as visitas entre A e B.

Considere também a distância entre cada ponto para calcular o tempo de cada visita mais o tempo de deslocamento. Lembre-se de que o total não deve exceder suas horas definidas de trabalho diário.

Nessa hora, você pode tanto realizar o trabalho manualmente, com a ajuda do Google Maps, por exemplo, ou usar uma ferramenta automatizada para economizar ainda mais recursos.

Passo 3: Use a Curva ABC de clientes e outros indicadores como guia

Um roteiro sem objetivo não faz sentido. Afinal, só chegar ao seu cliente não garante o fechamento da venda.

A curva ABC de clientes pode ser uma grande aliada para priorizar as visitas estratégicas e definir o assunto a ser tratado. Afinal, esse indicador categoriza a clientela com base no faturamento de cada um, em relação ao total faturado pelo negócio. Em seguida, as divide em 3: A, B e C.

• A inclui os clientes que compram em maior volume, frequência ou que adquirem os itens mais caros. Sendo assim, são os responsáveis pela maior parte do seu faturamento;
• já B são os que compram com bastante frequência, mas gastam menos ou são menos ativos. Sendo assim, representam uma fatia menor do faturamento;
• por fim, C fala sobre os clientes que compram pouco ou em uma frequência baixa.

Ao classificar seus clientes com base na curva ABC, você entende quais são prioridade para receber as visitas presenciais e se torna mais estratégico.

Você também pode usar o indicador de ativos e inativos para definir quais clientes merecem uma visita. Inativos recentes, por exemplo, podem estar somente a um encontro de distância para deixar de comprar da concorrência e se manter fiel a você.

Outros diversos indicadores podem ajudar na priorização, como o ciclo médio de vendas de cada comprador. O importante é ter os dados certos sobre seus clientes em mãos para tomar decisões baseadas em fatos e realmente otimizar seus recursos.

Passo 4: Selecione o melhor meio de transporte para a rota

Ao pensar em visitas presenciais, muitos representantes comerciais logo imaginam o carro como meio de transporte central. Porém, não é obrigatório ter um. A depender do roteiro, meios de transporte públicos, como ônibus ou metrôs podem ser ainda melhores.

Portanto, deixe de lado a crença de que somente representantes motorizados com seu próprio carro podem ter sucesso. Com o roteiro de visitas certo em mãos, você pode economizar bastante entre visitas.

É claro que, nesses casos, é preciso ser ainda mais curioso. Afinal, não é interessante perder o horário e acabar precisando de um transporte por um app para voltar para casa ou para o hotel. Então, caso opte por esse tipo de deslocamento, tenha atenção em dobro.

Passo 5: Nem pense em usar planilha de roteiro de visitas a clientes

As planilhas são aliadas comuns dos representantes comerciais. Porém, se tem algo que elas NÃO os ajudam a fazer na hora de montar um roteiro de visitas é a economizar recursos.

Além do tempo que você precisará para cadastrar cliente por cliente, telefone por telefone, endereço por endereço, entre outros, você precisará ter sempre consigo uma ferramenta que abra essa planilha — que pode ser bem pesada e demorada de acessar.

Só isso já dificulta o seu processo de quem acessa pelo celular. Pior ainda se for um modelo mais antigo. Por isso, apesar de parecer uma boa ideia, as planilhas podem mais atrapalhar do que ajudar na hora de construir seu roteiro de visitas.

Passo 6: Invista em um aplicativo para roteiro de visita (e que faça muito mais)

Diferentemente das planilhas, o aplicativo de pedidos para representante comercial é o seu maior aliado na construção de um roteiro eficiente. Eles montam sua agenda em poucos cliques, registram ligações e contatos que você não pode deixar de fazer e criam uma roteirização automática. Então, basta seguir e realmente economizar tempo e dinheiro.

A melhor parte é que a maioria dos aplicativos para roteiro de visitas usam os dados que você já tem cadastrados sobre seus clientes para montar a rota. Isso significa que você não precisa digitar nada duas vezes. É o caso do Mercos, que é um sistema de vendas e, dentre suas múltiplas funcionalidades, oferece a roteirização.

Além dela, você garante:

• emissão automatizada de pedidos;
• gestão de clientes, produtos, pedidos, orçamentos e representadas;
• acesso às políticas comerciais de cada representada;
• aplicativo que funciona offline ;
• possibilidade de vender online para seus clientes enquanto faz visitas estratégicas e muito mais.

Como dividir o roteiro de visitas entre clientes da carteira e prospecção de novos clientes?

Existem representantes que encaram as visitas presenciais apenas como formas de fechar negócio e bater meta. Apesar de serem importantes para atingir esses fins, elas também são grandes chances de prospectar.

Imagine que, após montar seu roteiro de visitas, você perceba que vai passar por uma cidade que você ainda não atende. Nada impede que você faça uma parada rápida por lá para conquistar novos clientes, certo? Você pode pensar “mas não vou ter tempo de incluir novos clientes nas minhas visitas”.

Pois então é hora de pensar ainda mais estrategicamente. Por exemplo, essa visita pode servir apenas para apresentar seu e-commerce B2B. Ou seja, você continuará realizando as visitas presenciais previstas e ainda conquistará novas vendas autonomamente, por seu e-commerce B2B.

Aproveite para saber como o e-commerce B2B ajuda você:
→ Conheça os benefícios da loja virtual para o representante comercial

Afonso Tonelli, representante comercial há mais de 30 anos, fala sobre como implementou essa estratégia na sua roteirização neste episódio do Mercoscast:

Como o representante deve se preparar para as visitas do roteiro de vendas?

A dica de ouro para representantes comerciais que desejam se preparar (que, inclusive, é excelente para aqueles momentos “em cima hora”, em que não foi possível se planejar antes) é usar o histórico de compras do cliente. Ao abrir esse histórico no seu sistema de vendas, você confere tudo o que precisa saber para personalizar o atendimento naquela visita, como:

• últimos produtos comprados;
• itens favoritos;
• se está inativo ou não;
• ciclo de vendas;
• quantidade de pedidos feita até o momento;
• valor gasto em compras e muito mais.

Roteiro de visitas de vendas eficiente e estratégico

Construir um roteiro de visitas com planejamento antecipado, objetivos e critérios definidos, usando dados confiáveis e aproveitando oportunidades é, sem dúvidas, a melhor forma de aproveitar seu tempo e otimizar seu dinheiro. Por isso, esses 6 passos e dicas extras são essenciais para elevar a qualidade das suas rotas.

Prepare um roteiro que misture vendas e prospecção, use a tecnologia ao seu favor, pense fora da caixa e conquiste e fidelize clientes a cada visita. Boas vendas!