Otimize o agendamento de visitas e alavanque suas vendas: guia para representantes

Fazer um agendamento de visita utilizando bloco de notas, planilhas ou agendas físicas afeta diretamente o seu desempenho profissional. Aliás, o registro feito manualmente em papéis gera muitos erros, exige muito tempo de organização e causa conflitos de horários com reuniões na mesma data e hora. Por isso, preparamos um guia completo capaz de simplificar o seu dia a dia e aumentar as vendas.

Neste artigo, você entenderá por que otimizar os agendamentos, com um passo a passo abrangente para melhorar esse processo. Além disso, conhecerá as melhores técnicas e ferramentas que podem facilitar a otimização dessa operação. Por fim, descobrirá como um sistema de gestão pode transformar seu agendamento e te tornará um vendedor de alta performance.

Boa leitura!

Por que otimizar o agendamento de visita é crucial para representantes?

Um mau planejamento do agendamento de visita custa tempo, dinheiro e vendas. Para um representante comercial, manter a organização e a pontualidade é essencial, pois isso garante que todos os seus clientes sejam visitados no prazo, cria uma boa relação de negócios e evita viagens desnecessárias.

Além de garantir mais qualidade de conversa durante as negociações, uma boa administração do trabalho permite que sua atenção e esforços estejam focados em conhecer os consumidores, suas necessidades e avaliar como o seu produto pode ajudá-los. As principais vantagens oferecidas por esse processo, são:

• maior disciplina;
• redução de gastos;
• aumentar as vendas;
• melhor atendimento;
• cobertura de mercado.

Passo a passo para otimizar o agendamento de visita

A seguir, confira um passo a passo completo para maximizar o agendamento de visita e aumentar as vendas!

1. Saiba priorizar os clientes certos no agendamento de visita

Quando falamos sobre agendamento de visita, é fundamental que o representante saiba quais clientes devem ser priorizados em sua rota de visitação. Além disso, o processo permite que o foco esteja voltado aos compradores que oferecem maior retorno financeiro.

Durante a realização dessa divisão, é essencial que alguns pontos sejam considerados, como:

• valor potencial;
• prazos de urgência;
• histórico de relacionamento.

Aliás, sugerimos que você também utilize as técnicas da metodologia ABC para fazer uma classificação justa. Nessa teoria, as visitas são divididas em alta, media e baixa prioridade. Essa organização pode otimizar o seu tempo e recursos, garantindo que os esforços estejam voltados as situações mais importantes.

2. Faca um agrupamento de clientes por região

Uma boa opção para reduzir o tempo de viagens e aumentar o número de visitas em um único dia, é fazer o agrupamento de clientes por área, antes de confirmar o agendamento de visita somente com o foco de alcançar a meta diária. Além disso, esse processo oferece diversos benefícios em seu dia a dia e garante a satisfação do cliente.

Para realizar essa operação sem cometer erros, você deve levar alguns pontos em consideração. Por exemplo:

• planejamento de rotas;
• dias de visitação por localização;
• mapeamento dos compradores;
• separação por tipo e região.

3. Use ferramentas digitais no agendamento de visita

Para automatizar e otimizar o agendamento de visita, o caminho mais seguro a ser feito é fazer o uso de ferramentas digitais no dia a dia. Essa opção facilita a gestão do calendário, a eficiência geral das suas atividades de vendas e a qualidade do seu atendimento.

Aliás, existem muitos aplicativos para representante gratuitos e podem ser usadas no celular, onde e quando quiser. A seguir, falaremos mais sobre o tema.

4. Faça um acompanhamento contínuo dos seus agendamentos

Por fim, o último passo que otimizará o seu agendamento de visita é fazer o acompanhamento contínuo das suas reuniões. Para isso, é muito importante confirmar o encontro com o comprador, se possível, um dia antes.

Essa ação minimiza os erros de agendas, desencontros, imprevistos do dia a dia e melhora o relacionamento com o cliente. Pois, dessa maneira, e mostra como você respeita o tempo do consumidor.

Ferramentas e técnicas para melhorar o agendamento de visita

Confira 5 ferramentas que tornam seus agendamentos mais simples e eficientes a seguir!

1. Google Meet

Uma boa opção no agendamento de visita, é utilizar a ferramenta do Google Meet. Nela, é possível realizar chamadas de vídeos, bate-papos e apresentações virtuais. Além disso, com essa aplicação, você ainda tem a possibilidade de gravar a ligação para estudar o perfil do seu consumidor e entender suas necessidades. Dessa maneira, a sua abordagem em uma futura demonstração será personalizada, baseada nas informações que obteve.

Aliás, o aplicativo pode ser usado no seu celular e desktop, com uma usabilidade simples e fácil até mesmo para quem tem pouca experiência com tecnologias. Os benefícios que mais se destacam são:

• ligações longas;
• gravação da conversa;
• sincronização com e-mail;
• boa qualidade de áudio e voz;
• compartilhamento de apresentação.

2. Google Calendar

Para aqueles que gostam de agilidade ao realizar agendamento de visita, o Google Calendar é uma ótima opção. Pois, com ela, você tem a possibilidade de compartilhar sua agenda com os clientes, para que eles possam escolher o melhor horário de atendimento online ou presencial.

Além disso, esse aplicativo fica disponível em seu celular e pode ser sincronizada com o Meet. Assim, caso o cliente não possa te atender presencialmente, vocês ainda podem conversar por videochamada e fazer uma apresentação dos melhores produtos.

3. WhatsApp Business

Com certeza você já deve fazer o uso desse aplicativo no dia a dia. Mas sabia que é possível cadastrar uma conta comercial? Com ela, podemos enviar mensagens automáticas, informar horário de atendimento, colocar um link de catálogo, e-mail e ainda criar uma boa relação de comunicação com seus clientes.

4. Planejamento de rotas

Para manter o agendamento de visita organizado, é muito importante que antes de sair e encontrar um cliente, você estabeleça uma rota de viagem que faça sentido. Afinal, não tem como atravessar a cidade em poucos minutos.

Uma dica que damos é separar os clientes por região e visitar os locais conforme sua disponibilidade. Por exemplo, na segunda-feira de manhã, visite a zona sul, na terça-feira cubra a zona norte e na sexta-feira faça atendimentos online.

Aproveite para ler:
-> Como o representante pode ganhar comissão por vendas online?

5. Google Maps

Por fim, para te auxiliar no planejamento de rotas antes de realizar o agendamento de visita, a melhor opção é utilizar o aplicativo do Google Maps. Além de ser um app gratuito, ele calcula a distância de um ponto a outro, considerando o trânsito, os melhores caminhos, horários e a previsão de chegada. Aliás, você ainda pode compartilhar a sua localização com o cliente, dessa maneira, ele pode acompanhar sua viagem em tempo real.

Como um sistema de gestão pode transformar seu agendamento de visita?

Um sistema de gestão pode maximizar a qualidade do seu agendamento de visita. Pois, com ele, você unifica as informações que precisa na mesma plataforma. Além disso, esse processo previne possíveis erros humanos, melhora a eficiência e permite ter uma visão amplas de todas as suas atividades.

Aliás, com essa ação, você pode ter diversas vantagens no seu dia a dia, como:

• centralização de dados;
• visualização do agrupamento de visitas;
• automação de lembretes e processos repetitivos;
• integração com outras ferramentas, como CRMs;
• base sólida para priorização de clientes.

Automatiza o agendamento de visita e venda mais

Com a leitura, você pode compreender por que otimizar os agendamentos, descobriu um passo a passo infalível que otimiza esse processo. Além disso, pode conhecer as melhores técnicas e ferramentas que facilitam o seu dia a dia. E ainda pode descobrir como um sistema de gestão pode transformar seu agendamento.

Em resumo, usar a tecnologia como uma aliada durante suas atividades, lhe permite ter maior qualidade de tempo para criar apresentações, realizar atendimentos com maior eficiência e ainda elaborar rotas de viagens sem erros de agenda. Com certeza essa ação te fará sair na frente da concorrência.

Pronto para dar o próximo passo na sua carreira como representante? Aprenda a criar um roteiro de visita infalível com nosso guia completo!