Como cobrar clientes B2B e manter um relacionamento saudável? 4 modelos de mensagem

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No mundo das vendas B2B, saber como cobrar clientes é um grande desafio para os representantes comerciais. Afinal, esses profissionais precisam manter boas relações com os compradores, mesmo que sejam inadimplentes. E como esse momento pode ser uma grande oportunidade para fortalecer a relação entre vendedor e cliente, hoje vamos te mostrar como aproveitá-lo!

O que você verá hoje?

  • Neste artigo, vamos mostrar como a gestão eficiente de cobranças B2B transforma o seu relacionamento com os compradores.
  • Além disso, traremos dicas essenciais para te ajudar nessa tarefa;
  • Por fim, vamos ensinar como cobrar clientes sem prejudicar a relação e trazer 4 modelos de mensagens que podem ser usados em suas cobranças.

Vamos lá!

Como cobrar clientes B2B sem afetar as relações?

Realizar a cobrança é uma etapa muito importante para os representantes comerciais. Ela pode fidelizar o cliente ou, na pior das hipóteses, assustá-lo e fazê-lo não voltar a comprar produtos com você.

Por isso, é essencial que você use estratégias eficientes para gerenciar os clientes e acompanhar a situação dos pagamentos, garantindo que a relação entre vocês não seja afetada.

Confira como fazer isso a seguir.

Classifique os clientes em grupos

Antes de mais nada, para criar boas estratégias de cobrança e decidir qual caminho seguir, entenda o seu portfólio. Use o histórico de pagamentos para separar os clientes em grupos que fazem o pagamento em dia e aqueles que costumam atrasar.

Dessa maneira, você consegue criar diferentes planos de ação para cada grupo de clientes e personalizar o atendimento, baseando-se em informações registradas. Confira alguns exemplos de categorias:

  • ouro: clientes que não atrasam;
  • prata: clientes que atrasam, mas não têm muitos problemas;
  • bronze: clientes que atrasam e têm problemas frequentes.

Crie um calendário de cobrança

Antecipe as cobranças e determine datas prévias para enviar lembretes sobre a dívida que está próxima do vencimento. Dessa maneira, os clientes não ficarão surpresos com a cobrança repentina, e você garante que todos estarão cientes dos prazos de pagamento.

Além disso, lembre-se de usar os mesmos canais de comunicação que seus compradores, como, por exemplo, o WhatsApp e o e-mail. Isso garante que todas as interações e acordos estejam registrados e bem guardados.

Mantenha contato com os clientes

Para mostrar aos clientes que você se preocupa com eles e está disponível para ajudar em qualquer problema que possa acontecer com seus produtos e/ou serviços, mantenha contato regular e fortaleça a relação.

Dessa maneira, os consumidores terão outra percepção sua como profissional e não pensarão que você só quer vender produtos e receber os pagamentos.

Faça o registro de tudo

Evite que as informações e conversas sejam alteradas e causem conflitos entre vendedor e consumidor. Faça o registro de todas as interações por e-mail, WhatsApp e chamadas para serem usadas como referências no futuro.

Automatize os processos

Fazer o acompanhamento dos clientes demanda muito tempo e é uma tarefa que pode ser prejudicada por falhas humanas. Para fazer uma boa gestão de clientes e ter todos os dados de compras e pagamentos a qualquer momento sem precisar ficar dias olhando para essas informações, use uma força de vendas mobile.

Com ela, é possível ter o controle de todos os pedidos, informações dos compradores, relatórios de estoque e muito mais. A melhor parte é que você tem acesso a todos os dados importantes em seu celular, sem precisar carregar diversos papéis e sem arriscar perder os registros.

Aproveite e conheça:
-> Como um força de venda mobile dobra a produtividade de representantes na estrada?

Dicas para estruturar um processo de cobrança eficiente

Como vimos até aqui, realizar a cobrança de forma eficiente potencializa a relação de confiança com os clientes, garantindo que novas compras sejam feitas e que eles reconheçam seu valor como profissional. Além disso, uma boa gestão da carteira de clientes mantém o fluxo de caixa e evita a inadimplência.

Por isso, é fundamental que você use estratégias eficazes e ferramentas que facilitem a gestão desse processo. A seguir, aprenda como estruturar seu processo de cobrança sem cometer falhas.

Mantenha um tom de voz calmo e seja paciente

Sabemos que manter a calma com um cliente que está sempre dando problemas é quase impossível. Mas busque manter um tom de voz tranquilo, não insulte o comprador e explique sua situação. Além disso, ressalte que você precisa cumprir prazos e que eles devem ser respeitados.

Caso isso não traga resultados, pergunte ao cliente se ele está aberto a fazer uma nova negociação e de quanto tempo precisa para efetuar o pagamento. Isso garante que ele não se sinta pressionado e veja que tem outras opções de pagamento.

Seja amigável e flexível

Evite ter uma abordagem agressiva com o cliente. Antes de criar um grande conflito, seja amigável, converse com ele e entenda por que ele não fez o pagamento. Após entender o problema, ofereça uma solução prática.

Além disso, seja flexível e esteja aberto a discutir possíveis soluções para que o pagamento, seja efetuado, como o parcelamento da conta ou a extensão de prazos. Dessa maneira, você mostra que tem empatia pelo cliente e, consequentemente, consegue fortalecer a relação.

Crie um banco de dados

Um histórico de pagamentos bem documentado é essencial para ter interações mais fluidas e produtivas com os clientes. Com registros bem detalhados, você consegue acessar rapidamente as informações sobre vendas, prazos de pagamento e status da cobrança.

Por isso, é fundamental que o representante mantenha um banco de dados robusto e constantemente atualizado. Dessa maneira, a comunicação fica mais clara, você soluciona os problemas de forma mais rápida, otimizando seu tempo e a jornada de compra do cliente.

Automatize o processo comercial

Ao adotar um sistema de automação comercial em sua operação, você centraliza todo o histórico dos clientes em um único lugar, facilitando consultas rápidas a qualquer momento.

 Além disso, com esses dados acessíveis durante a interação, torna-se mais simples construir um relacionamento de confiança e aumentar a eficiência nas cobranças.

Use o bloqueio de clientes

Para evitar que os compradores com restrições façam novos pedidos, use o bloqueio de clientes. Esse recurso está disponível no sistema de vendas, foi criado para evitar que o cliente faça novas dividas e fique inadimplente.

Além disso, esse recurso permite que o representante comercial otimize a estrutura de seu processo de cobrança, mantenha o fluxo financeiro saudável e garanta que as vendas continuem trazendo retorno.

Use estratégias de follow-up

Para engajar os clientes que fazem o pagamento com antecedência e estimular que os outros façam o mesmo, ofereça um desconto considerável na conta. Além disso, busque manter um bom relacionamento e mostre ao comprador que ele pode renegociar a dívida.

Dessa maneira, você demonstra que antecipar o pagamento pode ser muito vantajoso e garante que todos os pagamentos sejam feitos, sem a necessidade de causar desentendimentos com o cliente.

Como cobrar clientes: 4 modelos de mensagens eficientes para diferentes etapas da cobrança

Muitos representantes têm dificuldade em realizar cobranças, seja por não saber como abordar o assunto ou por ter vergonha de fazê-lo. Por isso, hoje preparamos 4 modelos de mensagens prontas para usar em diferentes momentos da cobrança.

Aliás, lembre-se de que esses modelos te dão um caminho, mas você pode alterá-los de acordo com sua necessidade ou preferência. Confira a seguir.

1. Lembrete de vencimento

Envie essa mensagem com no mínimo 10 dias de antecedência; ela possui a função de sinalizar a dívida e relembrar o cliente de que ele possui pendências com você. 

  • “Olá, (Nome)! Tudo bem? Espero que sim. 😊  
  • Estou passando para lembrar que o pagamento da conta de (valor da conta), referente ao pedido (nome ou número do pedido), vence em breve, no dia (data).  
  • Qualquer dúvida, estou à disposição! Obrigado.”

2. Cobrança pontual

Envie essa mensagem no dia em que a conta vence, se possível, antes do horário comercial, para garantir que o cliente terá tempo hábil para efetuar o pagamento.

  • “Oi, (Nome)! Tudo certo?  
  • Apenas um lembrete rápido: a sua fatura de (valor), referente ao pedido (número ou nome do pedido), venceu hoje.  
  • Poderia confirmar o pagamento? Se precisar de algo, estou aqui para ajudar!”

3. Aviso de conta vencida

Essa mensagem deve ser enviada após a data de vencimento e a confirmação de que o pagamento não foi efetuado.

  • “Oi, (Nome)! Tudo certo por ai? 
  • Estou entrando em contato para avisar que o pagamento da conta de (valor), referente ao pedido (nome ou número do pedido), com vencimento em (data), ainda não foi feito.
  • Podemos conversar sobre isso? Estou à disposição para te ajudar a encontrar uma solução que seja agradável para ambos.”

4. Notificação de restrições

Após enviar lembretes, entrar em contato e oferecer soluções para a situação do cliente, caso não haja retorno ou algum aviso de pagamento, envie essa mensagem para sinalizar a restrição de futuras compras.

  • “Olá, (Nome)! Como você está? 😊  
  • Estou entrando em contato para informar que, infelizmente, devido à conta em aberto, você agora possui restrições para realizar novas compras.  
  • Vamos conversar sobre como regularizar isso? Estou aqui para ajudar. Obrigado pela atenção!”

Automatize os processos e faça cobranças a mais eficientes!

Com essa leitura, você descobriu a importância de uma gestão eficiente, com destaque nas estratégias práticas como a classificação de clientes e a manutenção de um contato regular. Além disso, viu como automatizar os processos otimiza o seu tempo, reduz conflitos e fortalece o relacionamento entre vendedor e consumidor.

Em resumo, a automatização e a tecnologia são ferramentas cruciais para fazer a gestão das cobranças. Juntas, proporcionam melhor acompanhamento das cobranças, a centralização de informações e ajudam a cultivar a relação com os compradores. Isso garante mais sucesso nas vendas, especialmente para os profissionais que buscam como cobrar clientes.

Então, continue aprendendo e aproveite para descobrir: Qual é o melhor sistema para cadastro de clientes do mercado?

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